Hoạch định nhân sựVăn hóa doanh nghiệpLương bổng và đãi ngộLuật lao độngTuyển dụngĐào tạo và phát triểnĐộng viênĐánh giá hoạt động

Tuyển Dụng Quản Trị Viên

14:24 28/09/2013 in Tuyển dụng

Người  điều hành công việc hiệu quả trong lúc bạn không có mặt tại văn phòng là những nhân viên quan trọng nhất mà bạn sẽ phải tuyển dụng. Hãy sử dụng những bí quyết sau đây để giúp bạn tìm ra những ứng viên quản trị sáng giá nhất.

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp thường xuyên vắng mặt , chỉ có mặt vài giờ tại công ty mỗi tuần. Và nếu bạn kinh doanh bán lẻ hoặc kinh doanh thực phẩm, thời gian không bị ràng buộc có thể vượt xa thời gian có mặt ở cửa hàng. Hoặc bạn quá bận rộn với những việc quan trọng ưu tiên hàng đầu mà khó có thể quản lý chặt chẽ những nhân viên duới quyền. 

Nếu gặp một trong những trường hợp trên, hoặc những lý do tương tự khác, đó là lúc bạn cần phải thuê 1 quản trị viên. Điều này có thể chiếm nhiều thời gian và công sức nhưng với sự nổ lực đó bạn có thể tìm được một quản trị viên đáng tin cậy.

 



Bạn đang tìm kiếm một quản trị viên hội đủ tất cả những điều kiện cần  thiết như: dày dạn kinh nghiệm, chín chắn, năng động, có sức thuyết phục và có thể làm tốt công việc cho bạn. Nói một cách lý tưởng là bạn muốn thuê một quản trị viên tận tâm và trung thực nữa. Đây là lý do tại sao bạn cần phải đặt ra những tiêu chuẩn về con người và khả năng làm việc để có thể tuyển đúng người bạn cần. Để làm việc naỳ điều đầu tiên bạn phải xem xét công việc của bạn yêu cầu những điều gì và điều gì thật sự là quan trọng. Lên danh sách những gì phải làm mỗi ngày đối với một quản trị viên và cũng chú ý đến vài năm sắp tới xem những yêu cầu đòi hỏi một quản trị viên  có thay đổi hay không. Nếu bạn thấy trước được những điều đó, hãy thêm những yêu cầu này vào bảng mô tả nhân vật mà bạn đang tìm kiếm.

Liệt kê những yêu cầu cho một quản trị viên thành danh sách và in thành nhiều bản, làm như vậy để bạn có thể sử dụng từng bảng cho mỗi ứng viên mà bạn phỏng vấn. Bên cạnh đó bạn hãy xếp loại từ 1 đến 10 những ứng viên và thêm vào những nhận xét để giúp bạn so sánh các ứng viên sau này.

Dựa vào bảng đặc điểm của một quản trị viên, bạn có thể chuẩn bị việc quảng cáo cho công việc này, nhấn mạnh những điểm tích cực của công việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn đề cập đến một vài yếu điểm của công ty bạn có thể loại ra những ứng viên cảm thấy ngại ngùng vì những yếu điểm đó. Nhưng trong giai đoạn khởi đầu này, hãy sử dụng quảng cáo để lôi cuốn các ứng viên chứ không phải để gạn lọc. Bạn có thể sàng lọc những ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc trong cuộc phỏng vấn lần đầu hoặc sàng lọc qua phỏng vấn bằng điện thoại.

Bạn nên đăng quảng cáo ở đâu? Đừng hạn chế quảng cáo trên những phương tiện thông thường như báo địa phương hoặc những website tìm việc, mặc dù điều này cũng rất hữu ích. Những tạp chí kỹ nghệ thương mại và những website chuyên ngành cũng có những trang quảng cáo việc làm. Bạn cũng có thể sử dụng các chuyên gia săn đầu người. 

Thông thường quảng cáo trên những tạp chí thương mại và trên website có thể sẽ không đắt lắm. Hơn nữa bạn có thể lôi cuốn được một nhóm người có đủ khả năng đã được sàng lọc trước. Bạn có thể phát hiện những người đang có việc làm và những người chưa có việc làm nhưng thỉnh thoảng đọc qua tạp chí thương mại và lướt qua mẫu quảng cáo của bạn.

Phỏng vấn các ứng viên quản trị

Thông thường người chưa có kinh nghiệm phỏng vấn không có những phương pháp kỹ thuật điêu luyện để dò tìm những “ giá trị bên trong” của ứng viên quản trị trong cuộc phỏng vấn. Nếu bạn sắp sửa chọn một quản trị viên mà mỗi quyết định và cách hành xử mỗi ngày của anh ta có ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty bạn, cách tốt nhất bạn phải tìm hiểu rõ một cách thấu đáo mọi việc để từ đó khéo léo chọn hoặc từ chối anh ta cho chức vụ này.

Giả sử bạn đã cho đăng một quảng cáo tuyển nhân viên đầy nhiệt tình lên báo, bạn sẽ nhận được nhiều cú gọi từ  những ứng viên có năng lực. Họ sẽ gởi hồ sơ xin việc cho bạn, đây là một hình thức để chọn lọc trước. Nhiều chủ doanh  nghiệp tin rằng chỉ nên đăng số điện thoại liên lạc trên quảng cáo mà thôi, họ thích kiểm tra các ứng viên qua điện thoại hơn và cũng sẽ tiết kiệm thời gian cho những cuộc phỏng vấn trực diện.

Để sàn lọc các ứng viên, bạn cần soạn thảo mỗi tờ đơn một trang giấy cho mỗi ứng viên, khoảng trống trên cùng để viết tên họ và thông tin liên lạc, tiếp đến với tiêu đề “ quá trình làm việc”, chỗ cho quá trình học vấn, năng khiếu chuyên môn (nếu bạn có yêu cầu) như là bán hàng hoặc kinh nghiệm kỹ thuật, bạn có thể để trống vài hàng cho lĩnh vực này. Khi bạn đã điền những thông tin cần thiết của những ứng viên đang được tuyển lựa, kể cả mức lương trong quá khứ của họ, bây giờ bạn có thể loại ra ứng viên không đáp ứng những yêu cầu tối thiểu cho công việc. 

Cách thức sàn lọc phổ biến ngày nay hoàn toàn không thực hiện qua điện thoại nữa. Thay vào đó người ta có thể gửi thư điện tử hoặc gởi fax hồ sơ xin việc của họ tới văn phòng của bạn. Bạn có thể phân lọai những ứng viên qua sơ yếu lý lịch để tìm ra những cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Sau đó bạn có thể điện thoại để hỏi thêm những thông tin nếu cần thiết. Qúa trình chọn lọc này rất phổ biến với những ai quảng cáo công việc qua mạng.

Chọn ra mười người có nhiều khả năng nhất và tiến hành phỏng vấn từng người. Không nên sử dụng sơ yếu lý lịch như là kim chỉ nam duy nhất để đánh giá tốt người được phỏng vấn nhưng là cách kiểm tra ứng viên qua những người tham khảo. Nếu bạn sàn lọc dựa trên sơ yếu lý lịch, bạn có thể chọn ra những ứng viên biết cách viết sơ yếu lý lịch tốt nhất mà là những người có khả năng nhất và ngược lại nếu bạn đặt sơ yếu lý lịch là thứ yếu bạn có thể gặp được một quản trị viên giỏi với ít kinh nghiệm viết sơ yếu lý lịch mà thôi.

Mỗi ứng viên nên được yêu cầu hoàn tất hồ sơ xin việc thật chi tiết cùng với người tham khảo. Nếu bạn có ấn tượng về một ứng viên sau khi phỏng vấn, nên kiểm tra cẩn thận người tham khảo để xác định rõ bạn sẽ làm việc với một người như thế nào trong tương lai.

QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN 

Trong khi phỏng vấn, bạn cần đặt đơn xin việc trước mặt và bạn phải chắc có đủ thời gian sắp xếp trong quá trình phỏng vấn và tránh việc bạn và người phỏng vấn vội vả có thể bỏ sót những thông tin quan trọng. Bạn cần tạo sự thoải mái cho ứng viên.Hầu hết người đi xin việc trong vài lĩnh vực đều cảm thấy căng thẳng trong suốt cuộc phỏng vấn và đây là cách giúp giải tỏa được căng thẳng đó. Khi người được phỏng vấn vừa bước vào văn phòng, bạn có thể nói: “ bạn cứ tự nhiên và thoải mái” hoặc là: “bạn muốn dùng một tách cà phê không?” hãy vui vẻ và nhã nhặn nhưng tránh nói quá nhiều những câu xã giao như vậy sẽ lãng phí thời gian và tạo ra một bầu khí không nghiêm túc lắm trong cuộc thảo luận. Những câu xã giao đầu tiên cũng giúp phá tan bầu khí lạnh lùng từ hai phía. Sau đó bạn bắt đầu giải thích về công việc, mô tả về công ty và công việc kinh doanh của bạn, lịch sử và quá trình phát triển công ty. Sự sôi nổi nhiệt tình khi trình bày một công việc cũng quan trọng nếu bạn cũng mong muốn ứng viên có sự nhiệt tình trong công việc như vậy.

Trong suốt cuộc phỏng vấn bạn có thể trực tiếp thảo luận đề tài khác nhau để có thể tìm hiểu rõ hơn về cá nhân đó. (Nhưng tránh những câu hỏi có tính chất: chủng tộc, con cái, tôn giáo và những điều tiềm ẩn sự kì thị). Nếu chưa biết  thì hãy đàm phán thu nhập truớc đây hoặc mức lương và thưởng mong muốn.

Nếu những quan điểm bạn nhận từ ứng viên chứng tỏ người đó hoàn toàn không phải là người bạn muốn thuê, bạn nên kết thúc cuộc phỏng vấn càng nhanh càng tốt. Bạn không phải đóng kịch và thật vậy điều đó sẽ không tốt cho bạn. Nhưng bạn động viên người được phỏng vấn và nói: “ cảm ơn anh/chị, chương trình làm việc của chúng ta hôm nay là đủ. Chúng tôi sẽ thông báo cho anh/ chị biết kết quả sau khi chúng tôi thống nhất quyết định”. Và khi đã hứa sẽ liên lạc bạn phải chắc chắn thực hiện điều này. Bạn có thể viết một bức thư khoảng hai hàng ngắn gọn như sau: “ Chúng tôi xin thông báo đến bạn là chúng tôi đã tìm được ứng viên cho vị trí quản trị công ty XYZ. Cám ơn bạn đã dành thời gian và quan tâm đến vị trí này”.

Nếu bạn thật sự quan tâm đến một ứng viên nào đó, bạn có thể tiếp tục tìm hiểu và cho họ biết này, bạn có thể yêu cầu họ suy nghĩ thêm về công việc va nếu họ thực sự thích công việc này thì gọi điện cho bạn và sau đó bạn có thể xem xét sơ yếu ịch của họ, nếu có gì mâu thuẩn bạn có thể tìm hiểu rõ hơn những vấn đề này khi họ gọi điện thoại đến cho bạn.

Đừng bao giờ quên rằng việc thuê một quản trị viên là một việc quan trọng nhiều so với việc thuê một thư ký hoặc một nhân viên tiếp tân. Đó là lý do tại sao trong cuộc khởi đầu phỏng vấn bạn nên hỏi những câu hỏi mang tính chất tìm hiểu, những câu hỏi đặc trưng rõ ràng. Bạn nên đặt câu hỏi mà lời giải đáp thích hợp với công việc của bạn cũng như kiến thức của ứng viên.  Bạn có thể nghỉ ra những tình huống có thể xảy ra trong vòng 5 hoặc 6 tháng tới và hỏi họ về cách giải quyết những vấn đề đó như thế nào. Bạn cũng sẽ cùng lúc đạt được những hiểu biết sâu sắc hơn về công việc của mình đồng thời đánh giá đúng mức những ứng viên bạn mong đợi.

Theo Quantrikinhdoanh.com.vn

 

0 Comments

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Tư vấn gần đây

Công cụ mới

Tài liệu mới