Kỹ năng quản lýChuyện Công sởNăng suất cá nhânGiao tiếpPhát triển nghề nghiệp

Sắp xếp công việc trong chuyến công tác

18:51 27/09/2013 in Kỹ năng quản lý

Bạn có muốn cá cược không? Điều cuối cùng mà người chủ luôn phải bận tâm khi đi công tác là liệu những công việc mà mình chuẩn bị trong chuyến công tác đã ổn và có tổ chức hợp lý hay chưa.

Không cần phải nêm nếm thêm vaò chuyến công tác của bạn những sự khổ sở bởi bản thân nó thôi cũng đã đủ khiến bạn căng thẳng lắm rồi nếu như không biết cách sắp xếp và phối hợp công việc một cách hợp lý.

“Tăng tối đa năng suất sản xuất và giảm tối thiểu sự lo lắng của bạn khi đang đi công tác là những giải pháp tối ưu nhất để duy trì sự ổn định và thấy trước được viễn cảnh của một công ty khác có thể xảy ra trong khi bạn đi xa,”  Stephanie Winston phát biểu_ông là cố vấn tổ chức văn phòng kho và là tác giả của cuốn “ Học Cách Tổ Chức”(Getting Organized) bán chạy nhất của tờ New York Times.

 

 

Để giúp những người chủ có một chuyến đi công tác hoàn hảo nhất,Winston hợp tác với văn phòng kho(Office Depot) đã đưa ra những lời khuyên sau rất có ích trong việc sắp xếp ,lên lịch cho kế hoạch công tác bận rộn của bạn.

• Cấm mang cặp đựng tài liệu quá cồng kềnh: Xách tay của bạn là một phương thức vận chuyển, không phải là một kho chứa dài hạn. Để giúp cho cặp xách của bạn không phải mang theo những thứ lộn xộn không cần thiết, bạn nên tập thói quen giữ cho cặp xách của mình luôn mở sẵn trên bàn để nhận những công việc còn đang dang dở hoặc cần giải quyết vào ban đêm, ví dụ như là giấy tờ để đọc và tài liệu để sắp xếp, chỉnh sửa.Và trong buổi sáng của ngày kế tiếp, dành một vài phút để xem lướt qua đống giấy tờ và tài liệu, và đừng quên áp dụng những bí quyết của Winston trong:TRAF-Toss(Lưu và hủy những dữ kiện), Refer(Đề Cập), Act and File-system(hệ thống hành động và dữ liệu) để chống lại việc làm cho cặp xách của bạn phình ra.
• Quyết định rõ túi xách nào dùng để đi công tác: Chuẩn bị và giữ nguyên túi xách đã chọn, sẵn sàng cho chuyến công tác để có thể loại trừ nỗi lo lắng về hành lý và an tâm rằng bạn sẽ đến nơi với trong tay là những thứ cần thiết đã được chuẩn bị kỹ lưỡng.Gĩư cho tập tài liệu đúng theo thứ tự bằng cách vận chuyển chúng nhẹ nhàng trong một túi đựng hành lý rộng rãi, hơn nữa với túi đựng lớn bạn có thể có đủ chổ để những thứ thêm vào khác mà bạn cần lúc đi đường.Liệt kê ra một danh sách những thứ giấy tờ mà bạn cần trong suốt cuộc hành trình và làm một cái bìa cứng du lịch dùng để kẹp những văn kiện và tài liệu khi cần.
• Tận dụng hết các ngăn: Khi sắp xếp tài liệu cho chuyến công tác ,phải xem xét kỹ một cách có hệ thống những tập tài liệu để tránh trường hợp trùng khớp hoặc nhầm lẫn với những phần khác nhau trong chuyến đi của bạn.Sắp xếp sao cho công việc cho chuyến bay “A” sẽ nằm ở một ngăn trong cặp xách của bạn, công việc cho chuyến bay “B” sẽ nằm ở ngăn thứ hai, và cứ như thế.Bạn cũng có thể đánh dấu chúng bằng cách dùng những cái cặp kẹp tài liệu hoặc bao đựng có màu,như thế bạn sẽ dễ dàng định vị chúng.
• Bảo mật mật mã: Mật mã là cách đơn giản để bảo vệ nguồn thông tin của bạn. Nếu như bạn gặp rắc rối trong việc nhớ mật mã thỉ đừng lo bởi hiện nay đã có những chiếc máy tính xách tay được hỗ trợ thiết bị nhận biết dấu vân tay nhằm cung cấp mật mã sinh học ,chỉ với một cái chạm nhẹ đơn giản là có thể đăng nhập vào.Chương trình tôi ưng ý nhất để bảo vệ mật mã là RoboForm(hình dạng rô-bốt). Tôi đã từng sử dụng nó để theo dõi mật mã của mình trong hơn một năm và nó thật sự là một ân nhân cứu mạng những thông tin quan trọng của tôi.
• Gĩư những thông tin mật một cách kín đáo: Xem lại những tập tài liệu khi đi công tác hoặc làm việc ở ngoài công ty có thể tăng năng suất tối đa, nhưng nếu những dữ liệu bao gồm những thông tin nhạy cảm, luôn phải bảo đảm rằng không ai có thể nhìn thấy bạn đang làm công việc gì.Một cách tốt để đảm bảo thông tin của bạn vẫn còn nằm trong vòng an toàn tránh khỏi những đôi mắt đang dòm ngó là trang bị một máy tính xách tay cá nhân để giữ sự kín đáo, như thế thì chỉ có mình bạn có thể thấy được thông tin.
• Những dữ liệu có kích thước du lịch: Một ổ đĩa xử lý dữ liệu nhanh trong chuyến công tác có thể giúp bạn hạn chế đáng kể đống giấy tờ. Đây là một trong những cách dễ dàng nhất để vận chuyển dữ liệu tới một địa điểm xa xôi.Bạn chỉ việc đút nhanh cái đĩa vào cặp xách và đi.
• Làm nhẹ bớt gánh nặng: Gỉam tải trọng hành lý bằng cách thu nhặt những bản sao của bài thuyết trình,tài liệu hoặc những hồ sơ khác khi bạn đến chỗ họp.
• Kiểm soát chất lượng: Lên kế hoạch trước những trở ngại sẽ gặp phải trong những chuyến công tác bằng cách xác định rõ thời hạn định hoặc nếu có thể thì cử một đồng nghiệp giám sát những trách nhiệm hằng ngày của bạn để giữ nguyên năng suất khi bạn đi xa.Và phải nhớ rằng đem theo một máy tính xách tay có khả năng kết nối không dây và một thẻ sân bay để tận dụng hệ thống mạng vô tuyến ở phi trường,quán cà phê và những chỗ bán lẻ trên tòn quốc.Nhân viên ảo có thể giúp bạn.
• Ghi chép lại chi phí: Khi đi công tác xa,bạn có thể dễ dàng bỏ sót những chi phí lặt vặt,chẳng hạn như tiền cà phê sáng hoặc tiền bo phục vụ, do đó nên chắc chắn rằng phải theo dõi thường xuyên.Bằng cách ghi chép lại những chi phí phát sinh, bạn có thể đảm bảo rằng mình sẽ được hoàn trả lại tất cả những chi phí hợp pháp trong suốt chuyến công tác. Điều quan trọng nữa mà bạn cần lưu ý là giữ lại những tờ hóa đơn trong một nơi nhất định để không mất thời gian cho việc lập bảng báo cáo chi phí phát sinh khi trở về công ty.Tôi luôn luôn đem theo bên mình những chiếc phong bì khi đi công tác để đựng tất cả hóa đơn vào trong đó.

Chỉ cần thực hiện một trong những lời khuyên trên sẽ làm chuyến công tác của bạn giảm bớt căng thẳng.
                                                                                                                                           Denise O’Berry

 

0 Comments

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Tư vấn gần đây

Công cụ mới

Tài liệu mới