Kỹ năng quản lýChuyện Công sởNăng suất cá nhânGiao tiếpPhát triển nghề nghiệp

Cùng tham dự cuộc gặp mặt trực tuyến

05:27 25/09/2013 in Kỹ năng quản lý

Làm thế nào để vẫn giữ được mối quan hệ chặt chẽ với những khách hàng ở xa, những đối tác và nhân viên của bạn từ xa.

Trong thời gian tiến hành kinh doanh, sẽ có lúc bạn cần họp mặt với khách hàng, nhân viên, đối tác hoặc những nhà tư vấn, nhưng bạn lại không có thời gian và nguồn lực để gặp mặt họ trực tiếp.

Lịch trình của bạn chật kín - bạn thực sự có thời gian để gặp gỡ các đại lý, văn phòng bán hàng cho bạn ở Nebraska không? Hoặc có thời gian dừng lại một chút trao đổi với một khách hàng ở Boston không? Thế còn cuộc họp với đối tác tiềm năng hoặc nhà đầu tư từ Seattle tới, những người cần trao đổi với bạn trong tuần tới thì thế nào? Và những việc đó vẫn chưa được tính tới trong một chuỗi các hoạt động kinh doanh đơn điệu của bạn và muôn mặt công việc hàng ngày của bạn với khách hàng và nhân viên của bạn.

 

 

Vậy thì chủ những doanh nghiệp lịch sự phải làm gì bây giờ? Hãy suy tính tới việc lắp đặt điện thoại di động hoặc các trang thiết bị khác nữa cho văn phòng của bạn để có thể tiến hành được những cuộc họp trực tuyến. Mặc dù những cuộc gặp mặt trực tuyến thế này có thể không bao giờ có những pha bắt tay rất chặt hoặc giao tiếp trực tiếp, nhìn thẳng vào mắt nhau, nhưng đó sẽ là những giải pháp thay thế rất tốt, đặc biệt là nếu bạn và các đối tác khác của bạn đã sẵn sàng cả về kỹ thuật và tâm lý cho buổi gặp mặt này.

Hai tuần trước đây, tôi đã thực hiện một cuộc gặp mặt trực tuyến về tiếp thị bằng thư điện tử Tôi lúc đó đang ở một nơi gần thành phố New York, người điều khiển cuộc họp ở tại Úc và khoảng 15 người tham gia nằm rải rác khắp nước Mỹ. Cùng với dịch vụ mà chúng tôi đang sử dụng, tất cả những người này đều có thể xem các bài trình bầy (và bất kỳ cái gì tôi đưa lên trên màn hình) và sử dụng thông tin nhanh qua hệ thống trò chuyện (chat) để nói chuyện với tôi qua microphone của máy tính, và tôi trả lời họ. Đối với tất cả những người tham gia cuộc gặp mặt trực tuyến đó, đây đã là một thời gian rất hữu ích.

Bắt đầu

Trước khi suy tính chọn lựa bất kỳ cách thức nào, điều mấu chốt bạn cần phải chắc chắn là bạn có hệ thống nối mạng nhanh. Nếu hệ thống nối mạng của bạn chậm hoặc thường bị trục trặc, thì cuộc gặp trực tuyến của bạn không thể thành công được.

Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ gặp trực tuyến (được biết như diễn đàn, hội thảo trực tuyến), và họ đều thực hiện theo cùng một kiểu cách như nhau. Sau khi lựa chọn được người bán, bạn đăng ký vào dịch vụ trên mạng và tải phần mềm diễn đàn mạng xuống. Phần mềm này sẽ giúp bạn thực hiện thành công cuộc họp, bạn sẽ nhìn thấy người tham dự trên mạng và thực hiện được việc thăm dò ý kiến và cung cấp các lĩnh vực khác nhau đa dạng tuỳ thuộc vào dịch vụ được sử dụng ví dụ như cho phép bạn có thể nghe được, nhìn thấy được buổi trao đổi, tranh luận với các thành viên tham dự khác. Bạn cũng có thể chia sẻ máy tính để bàn của bạn và các ứng dụng với những người tham dự họp để họ có thể thực hiện được việc trình diễn, đưa ra các bài trình bầy, tiến hành bán hàng hoặc thực hiện các khoá đào tạo sản phẩm, v.v....

Số người bạn lựa chon có mặt tham gia phụ thuộc hoàn toàn vào kinh phí của bạn. Bạn nên dự tính là phải trả 100 đôla cho từ 5 đến 10 người sử dụng. (Những người tham gia sẽ không phải trả tý tiền nào để nhìn thấy Hội thảo trên mạng của bạn). Giá cả sẽ có sự chênh lệch đáng kể tuỷ thuộc vào từng loại dịch vụ, vì vậy nếu giá cả không phải là vấn đề bạn quá quan tâm thì chắc chắn là bạn có thể tới khắp nơi.

Để có thể trao đổi trực tiếp bằng lời với những thành viên tham gia hội thảo của bạn, phụ thuộc vào dịch vụ cuộc họp trực tuyến mà bạn lựa chọn, bạn sẽ có hai lựa chọn. Những người tham gia có thể gọi điện thoại trực tiếp hoặc có thể kết nối thông qua mạng điện tử (internet). Nếu họ gói điện trực tiếp, họ sẽ phải trả phí cuộc gọi hoặc họ sẽ phải trả phí tính theo phút nếu họ quyết định sử dụng số điện thoại miễn phí. Kết nối qua mạng điện tử sẽ không mất phí hoặc là với mức phí rất rẻ.

Nếu bạn muốn nhìn thấy người tham dự, bạn phải có một dụng cụ gọi là "web cam" được kết nối vào máy tính của bạn. May mắn là tất cả những thiết bị này đều không đắt chỉ khoảng độ 50 đôla.

Bạn sẽ thấy rõ lợi ích và giá trị nào đó khi bạn sử dụng đàm thoại trực tuyến này. Bởi vì đa số các dịch vụ hội thảo trực tuyến đều được mời thử miễn phí, nên cũng chẳng có gì đáng tiếc khi thực hiện thử nghiệm chúng bằng cách tiến hành thảo luận với một hoặc hai nhân viên nào đó của bạn. Sau đó khi bạn đã rất quen thuộc, nhuần nhuyễn sử dụng công cụ này, bạn sẽ quyết định sử dụng chúng cho cuộc họp thực sự. Và lần sau này khi bạn nghĩ về việc phải giảm bớt một cuộc họp mặt nào đó nửa đường tới thành phố hoặc đâu đó trên thế giới vì thời gian biểu quá chặt chẽ và ngân sách quá hẹp hòi, bạn sẽ không cần làm như vậy: bạn đã có một lựa chọn khác.
Ramon Ray
Ramon Ray là một nhà doanh nghiệp phụ trách chuyên mục “Những vấn đề cơ bản về công nghệ” và là biên tập viên của mạng Smallbiztechnology.com. Ông còn là tác giả của “Những quyết sách công nghệ để phát triển kinh doanh” và hiện nay đang là một thành viên của Ban Giám đốc và Hội đồng công nghệ cho Phòng Thương mại Manhattan.

Theo Quantrikinhdoanh.com.vn

 

0 Comments

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Tư vấn gần đây

Công cụ mới

Tài liệu mới