Kỹ năng quản lýChuyện Công sởNăng suất cá nhânGiao tiếpPhát triển nghề nghiệp

Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Hơn

02:52 18/09/2013 in Năng suất cá nhân

Nếu như bạn thực sự nỗ lực nghiêm túc để nâng cao những kỹ năng quản lý thời gian của bản thân mình thì sẽ thấy ngay sự khác biệt đáng kể trong cuộc sống.

Hãy thử tưởng tượng một nhân viên cắm đầu từ sáng đến chiều viết 3 - 4 cái tin hoặc biên tập 20 - 25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một Sếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ong này. 

Nếu như bạn thực sự nỗ lực nghiêm túc để nâng cao những kỹ năng quản lý thời gian của bản thân mình thì sẽ thấy ngay sự khác biệt đáng kể trong cuộc sống.

 

 

Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, bởi họ là những người sáng tạo hơn và có khả năng làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng. 
Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo:

1) Làm việc một cách có tổ chức:
Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái... sọt rác ở bên cạnh. Có thể sử dụng một số chương trình trong máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo người (điện thoại di động thì không ghi đủ).

Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch biểu trong máy tính. Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt bỏ những giấy tờ không cần dùng. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nên nhớ một điều là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất.

2) Lên kế hoạch trước:
Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương nhiên, danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì sẽ có phát sinh thêm việc mới.

3) Xác định ưu tiên:
Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc có thể bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.

4) Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất:
Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc... nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.

5) Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại:
Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể.

6) Chia nhỏ:
Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và khi ấy bạn sẽ thấy công việc đơn giản hơn.

7) Tập cho mình tính kỷ luật:
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi.

8) Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc:
Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen. Khi công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự hoàn tất công việc thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một chút. Về sớm khi đã hết việc không phải là có lỗi.

Quản lý công việc quá bận rộn này để có thời gian tập trung vào các giá trị và ưu tiên khác trong cuộc sống sẽ chẳng bao giờ là việc đơn giản. Cần có thời gian để rời bỏ những thói quen xấu và tập cho mình những thói quen tốt hơn.

Theo Quantrikinhdoanh.com.vn

 

0 Comments

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Công cụ mới

Tài liệu mới