Ngân sáchKế toánTài chínhChứng khoán

Kiểm soát ngân sách hiệu quả

10:28 03/11/2014 in Kế toán

Kinh tế khó khăn, doanh nghiệp (DN) tìm mọi biện pháp để tiết giảm chi phí hoạt động, giảm thiểu rủi ro nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất có thể. Trong đó, quản lý ngân sách chặt chẽ được xem là một trong những giải pháp hữu nhất để quản lý dòng tiền.

Ông Quách Chánh Đại Thanh Tâm, giảng viên Khoa Kế toán - Kiểm toán trường Đại học Kinh tế, cho rằng, lập ngân sách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của DN.

Ngân sách giúp DN đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nhờ đó, DN sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bên cạnh đó, lập ngân sách giúp DN chủ động nguồn tiền, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguồn tiền, điều phối các hoạt động tài chính cũng như kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tài chính. Không những thế, lập ngân sách còn giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong DN, từ đó nêu cao tinh thần tập thể.

Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong DN khiến mọi hoạt động trong DN minh bạch, rõ ràng. Đây cũng là điều khiến cho các thành viên trong DN thống nhất mục tiêu hoạt động cũng như động viên mọi nguồn lực trong công ty.

“Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho DN”, ông Tâm khuyên. Bởi, ngân sách định hướng cho DN kinh doanh trong tương lai; giúp DN biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.

Ngân sách còn giúp DN hoạt động trong tương lai vì nó giúp DN kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho DN. Ngân sách cho phép DN quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi của nhân viên.

Chia sẻ kinh nghiệm lập ngân sách tại buổi gặp mặt của cộng đồng mạng Motibee với chủ đề “Tối ưu hóa hiệu quả với ngân sách” cách đây chưa lâu, ông Dương Minh Hùng, Phó tổng giám đốc Công ty Dược phẩm Thuốc Việt, cho rằng, có nhiều hình thức lập ngân sách như ngân sách ngắn hạn và dài hạn, ngân sách cố định và ngân sách điều chỉnh liên tục, dự thảo ngân sách lũy tiến và dự thảo ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi...

Nhưng việc lập ngân sách không chỉ là việc của phòng kế toán như lâu nay mọi người vẫn nghĩ. Theo ông Hùng, việc lập ngân sách là trách nhiệm của toàn công ty. Từng bộ phận sẽ tự xây dựng ngân sách, phòng kế toán sẽ tập hợp lại và đưa ra những đề xuất phù hợp sau đó trình ban giám đốc quyết định.

Ngoài ngân sách chung của công ty, phòng kế toán còn chịu trách nhiệm thông báo về giới hạn ngân sách cho mỗi phòng ban vào hằng tháng để họ cùng phối hợp kiểm soát ngân sách của họ.

Cùng quan điểm với ông Hùng, ông Lê Văn Minh, Trưởng bộ phận Tài chính Kế toán Công ty TNHH Yujin Vina, khuyên rằng, nên lập kế hoạch dòng tiền theo năm, tháng, tuần, thậm chí theo ngày và kiểm soát, điều chỉnh liên tục vì các khoản thu, khoản chi có thể không đạt được thời hạn như trong kế hoạch.

Ngoài ra, cần có ngân sách dự phòng cho những trường hợp thiếu hụt dòng tiền. Việc cải thiện dòng tiền của công ty cần sự kết hợp của nhiều bộ phận như kinh doanh, mua hàng, marketing... để việc chi trả được tiến hành sớm, đảm bảo thu hồi vốn sớm cho công ty đồng thời giúp các bộ phận này có biện pháp sắp xếp công việc cũng như việc chi tiêu ngân sách.

Nói tóm lại, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán là chỉ cho ban giám đốc và những bộ phận khác nguồn tiền ở đâu, và làm cách nào tiếp cận được nó.

Ngoài việc lập và quản lý ngân sách hiệu quả, trong thời điểm này, điều mà DN quan tâm là làm sao để cắt giảm chi phí. Theo ông Tâm, nên chú trọng các vấn đề về quản lý tiền mặt, quản lý công nợ, tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động...

Trong tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động, cần chú ý đến việc giảm chi phí bán hàng, tối ưu hóa chi phí nhân sự, giảm chi phí chung và các chi phí khác ... Nhưng cắt giảm chi phí như thế nào để không ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty và khi nào nên cắt? Theo các chuyên gia, trong một số trường hợp, cần phải cắt giảm mạnh những phí tổn cho những hoạt động marketing, PR..., nếu nó không mang lại hiệu quả, thậm chí phản tác dụng.

Chẳng hạn, DN cố gắng thu hút nhiều khách hàng nhưng lại chưa chuẩn bị tốt để chăm sóc, phục vụ khách hàng tốt thì việc PR hay marketing cho hoạt động này dễ dẫn đến phản tác dụng.

Vì vậy, cần phải thận trọng trong các chi phí dành cho hoạt động quảng bá để tối ưu hiệu quả. Tuy nhiên, trước khi quyết định cắt giảm chi phí, DN nên cân nhắc kỹ vì “siết chặt chưa chắc là việc tốt vì đi kèm đó hiệu quả làm việc sẽ bị giảm thiểu.

Trong trường hợp trước giờ chúng ta khá hào phóng trong việc sử dụng nhân sự thì nên xem xét lại việc phân bổ công việc có hợp lý chưa. Nên giao đúng người đúng việc để tinh giản bộ máy.

Các chi phí marketing cũng vậy, việc cắt giảm đôi khi là con dao hai lưỡi, giảm marketing có thể dẫn theo giảm doanh số cho nên cần cân nhắc kỹ”, ông Tâm khuyên. 

Theo Thanh Ngân/2.com.vn

 

0 Comments

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Tư vấn gần đây

Công cụ mới

Tài liệu mới