WebsitePhần mềmKhuynh hướng

Sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan

05:26 13/12/2013 in Khuynh hướng

Công nghệ có thể giúp chúng ta làm được hầu hết mọi thứ - một cách tốt hơn hoặc tồi hơn. Khi xem xét đến hai phương án đó, những nhà lãnh đạo cần phải tự đặt câu hỏi: "Chúng ta có thể làm điều đó, nhưng chúng ta có nên làm không?”

Có tin rằng một số công ty đang đầu tư công nghệ cách âm để ngăn nhân viên nghe lỏm các quản lý cấp cao thảo luận về tình trạng của công ty và khả năng cắt giảm nhân lực. Tôi băn khoăn liệu có ai trong số những người tham gia vào quá trình đưa ra quết định đó đã tự đặt câu hỏi:

“Đúng, công nghệ cách âm sẽ giúp ngăn chặn những lời đồn thổi, nhưng tại sao chúng ta không tập trung vào việc giúp đỡ nhân viên của mình giảm bớt nỗi sợ hãi về việc đóng cửa phân xưởng, tạm ngừng các dự án, và khả năng mất việc làm?”

Chúng ta đều đang sử dụng, hay có thể nói là sử dụng không đúng, các công nghệ thông minh để làm những điều ngốc nghếch. Tôi ngồi họp mà chẳng tập trung được bởi chiếc điện thoại di động BlackBerry không ngừng rung.

 

Hãy sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan vì lợi ích của cá nhân và doanh nghiệp. Ảnh: lifespantechnologies.com



Mọi người đều quá say sưa với những bài thuyết trình Power Point với việc dành hàng giờ tìm kiếm những biểu đồ hoàn hảo, chỉnh kiểu chữ, và định vị các dòng chữ. Và, tất nhiên, hầu hết chúng ta đều đã từng hối hận và ăn năn vì gửi một bức thư điện tử vào lúc tối muộn, trong lúc đang rất tức giận hoặc vô cùng mệt mỏi.

 

Thật không may, chúng ta sai lầm trong việc đánh giá công nghệ nhiều hơn là sử dụng chúng đúng “năng suất” – những sai lầmđó còn thể hiện rõ trong việc lựa chọn những hệ thống thực hiện những quy trình kinh doanh cốt cán của công ty.

Nhiều lần, tôi thấy những nhà lãnh đạo tập trung hoàn toàn vào việc xác định những công nghệ dẫn dắt hoạt động của doanh nghiệp hơn là những con người trong doanh nghiệp đó.

Đây là một vài ví dụ về việc công nghệ tốt đã trở thành xấu như thế nào:

Công nghệ Trở thành xấu… Được sử dụng tốt…

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): cung cấp góc nhìn 360 độ về khách hàng

Yêu cầu các đại diện bán hàng phải nhập các dự liệu bổ sung do đó ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của dữ liệu không được đảm bảo

Tập trung vào cung cấp những công cụ giúp tăng tính hiệu quả của đội ngũ bán hàng, thu thập những dữ liệu cần thiết như một sản phẩm phát sinh trong quá trình làm việc

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM): cải thiện hiệu quả của quy trình thông qua đo lường, chuẩn hóa, mô phỏng và tinh lọc

Thiết kế lại các quy trình kinh doanh sử dụng công nghệ thông tin (IT) và các nhà phân tích kinh doanh, dẫn đến các thay đổi mà không phản ánh những những thực tế quan trọng nhất

Giúp các công nhân và các nhóm làm việc có thể đo lường, phân tích, và tinh lọc hiệu quả của quy trình một cách liên tục

Trí tuệ kinh doanh (BI): Nâng cấp quá trình ra quyết định nhờ vào việc thông tin tốt hơn

Tạo ra một cái bảng đồng hồ cho cấp quản lý cao nhất trong khi kỳ vọng số còn lại của tổ chức đưa ra quyết định bằng việc sử dụng sự can đảm của họ và những cái bảng tính toán.

Xác định những quyết định quan trọng và khuyến khích những người liên quan trao đổi những bảng tính toán của họ để tiến tới những công cụ phân tích sạch và dễ sử dụng hơn.

Những ví dụ này minh hoạ hai nguyên tắc vô cùng quan trọng trong việc tận dụng những ứng dụng thông minh của công nghệ:

1. Mở rộng ảnh hưởng bằng cách phổ biến công nghệ xuống càng sâu càng tốt trong tổ chức.Sử dụng càng tốt, giá trị tạo ra càng lớn. Đừng đưa các công cụ hỗ trợ quyết định cho các nhà lãnh đạo kỳ cựu hay đưa những công cụ quy trình kinh doanh cho một nhóm những chuyên gia phân tích xuất sắc nhất. Thay vào đó, trang bị cho những nhân viên ở tuyến đầu, những người sẽ phục vụ khách hàng và vận hành hoạt động kinh doanh của bạn.

2. Khắc sâu ảnh hưởng bằng cách thi hành những đặc tính có thể phục vụ đồng thời lợi ích của cá nhân và doanh nghiệp. Đừng trông chờ mọi người thay thế những hoạt động quen thuộc bằng những hệ thống khiến cho công việc của họ trở nên khó khăn và thô sơ hơn. Thay vào đó, hãy tìm cách thỏa mãn những nhu cầu cốt yếu thuộc về động cơ: được thách thức, được tôn trông, và được kết nối.

Ví dụ, khuyến khích những đại diện bán hàng nhập các dữ liệu kịp thời và chính xác bằng cách cung cấp cho họ thứ gì đó có giá trị để đổi lại, ví dụ như buổi thuyết trình bán hàng theo yêu cầu của từng khách hàng, loại bỏ việc báo cáo tình hình, hoặc những hiểu biết sâu sắc liên quan đến các chiến lược bán hàng thành công được áp dụng bởi những đại diện bán hàng khác.

Công việc của người lãnh đạo, theo Jim Collins, là “thuê những người có động lực và đừng làm giảm động lực của họ”. Trong công nghệ ứng dụng, điều này bao gồm cả việc cung cấp cho họ những công cụ giúp nâng cao trách nhiệm, tính đổi mới, và sự hợp tác. Bằng việc cân nhắc mặt nhạy cảm trong các quyết định về các phần mềm, bạn có thể khiến công nghệ phục vụ bạn, phục vụ doanh nghiệp và cả những nhân viên của bạn.

 

Theo Minh Phương//Susan Cramm//TuanVietnam

 

0 Comments