Bước đầu tiên trong việc kiểm tra hiệu suất làm việc và phát hiện thiếu sót là hiểu được tình huống, nhân viên và công việc đang được thực hiện.

Khi bạn đã xác định được vấn đề về hiệu suất làm việc, hãy trao đổi với nhân viên. 

Để khám phá nhiều điều từ cuộc thảo luận, bạn hãy tập cách lắng nghe. Sự lắng nghe chủ động của bạn sẽ khuyến khích giao tiếp và khiến người khác thoải mái. 

Việc quan sát, thảo luận và đặt câu hỏi cuối cùng sẽ dẫn bạn đến một số giả thuyết về bản chất và nguyên nhân của thiếu sót trong hiệu suất làm việc. 

Huấn luyện là một quy trình có tính chất tương tác mà thông qua đó các nhà quản lý và giám sát khắc phục thiếu sót trong hiệu suất làm việc, hướng dẫn kỹ năng...

Sau khi đã xác định được cơ hội huấn luyện, bạn hãy trao đổi với cấp dưới để hai bên đều có sự thống nhất rằng: (1) có vấn đề cần khắc phục; hoặc (2) có cơ hội để nâng cao năng lực hay hiệu suất làm việc.

Khi hai bên đã sẵn sàng để bắt đầu việc huấn luyện, hãy quay lại cuộc thảo luận và xác nhận sự nhất trí của bạn đối với những mục tiêu huấn luyện.

 Cho và nhận thông tin phản hồi là một phần quan trọng trong công tác huấn luyện và giám sát nói chung.