Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Phát triển nhóm:

Cho dù bạn có đóng vai trò lãnh đạo nhóm hoặc thành viên nhóm, nhằm vận hành một cách hiệu quả trong một nhóm, rất quan trọng là bạn hiểu tất cả các nhóm đều trải qua các bước phát triển. Những bước này tạo ra những cơ chế trong đó nhóm thay đổi, những mối quan hệ giữa các thành viên và những hành vi lãnh đạo hiệu quả phải được thay đổi. Trong phần này, chúng ta vạch ra bốn giai đoạn quan trọng mà nhóm trải qua thông qua từ các giai đoạn phát triển sớm – khi một nhóm vẫn đấu tranh để trở thành một đơn vị thống nhất – đến giai đoạn phát triển chín mùi – khi nhóm trở thành một đơn vị hiệu quả cao, một đơn vị vận hành trôi chảy. Kỹ năng mà chúng tôi muốn bạn phát triển là có thể chẩn đoán giai đoạn mà sự phát triển của nhóm bạn do vậy bạn có thể biết những loại hành vi hiệu quả nhất tăng cường thành tích của nhóm bạn.

1. Giai đoạn hình thành

Khi các thành viên nhóm lần đầu tiên ngồi lại với nhau, họ có vẻ như là những thính giả ở trong một buổi hòa nhạc. Họ không phải là một nhóm mà là một tập hợp các cá nhân chia sẻ cùng một sự sắp đặt. Cái gì đó phải diễn ra để họ cảm thấy rằng họ là một đơn vị thống nhất. Chẳng hạn, khi bạn gặp gỡ với một nhóm người trong lần đầu tiên, rõ ràng là bạn không cảm thấy hòa nhập với nhóm ngay lập tức. Một số câu hỏi có thể diễn ra trong đầu của bạn, chẳng hạn:

- Những người này là ai?

- Họ mong đợi gì ở mình?

- Ai đang lãnh đạo nhóm?

- Cái gì có thể diễn ra nhỉ?

Do vậy, những mối quan hệ giữa các cá nhân điển hình xuất hiện trong giai đoạn này là:

- Sự im lặng

- Tự nhận thức

- Phụ thuộc

- Giữ kẻ, hình thức

Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này ít chú trọng vào việc tạo ra kết quả so với việc phát triển bản thân nhóm. Giúp đỡ các thành viên nhóm trở nên thoải mái với nhau là việc cần làm trước khi hoàn thành nhiệm vụ. Vì thế, việc cần làm là:

- Định hướng các thành viên và thu thập các câu hỏi được trả lời.

- Thiết lập niềm tin

- Thiết lập mối quan hệ với người lãnh đạo

- Thiết lập tính rõ ràng của các mục đích, các qui định, các thủ tục và các kỳ vọng.

Giai đoạn này có thể ngắn, nhưng đây không phải là thời gian dựa trên sự tự do và các cuộc thảo luận mở và những quyết định thống nhất được đưa ra để hoàn thành một công việc. Thay vào đó, định hướng, tính rõ ràng và cấu trúc là cần thiết. Nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo rằng tất cả thành viên nhóm biết lẫn nhau và những câu hỏi của họ được trả lời. Bởi vì tương đối ít sự tham gia xuất hiện trong giai đoạn này, sự lôi kéo có thể đẩy vội vã lên phía trước hoặc bỏ qua những phần giới thiệu và hướng dẫn. Tuy nhiên, nhóm thường có xu hướng lúng túng sau đó, nếu những thách thức của giai đoạn này không được quản lý một cách thích đáng.

2. Giai đoạn xây dựng chuẩn mực

Các qui định, các nguyên tắc và những kỳ vọng được làm rõ trong giai đoạn đầu tiên, nhưng văn hóa và mối quan hệ không chính thức ngầm định trong nhóm cũng phải được phát triển. Nhu cầu dịch chuyển nhóm từ một nhóm các cá nhân cùng chia sẻ một mục đích chung thành một đơn vị thống nhất cao là động cơ mà dẫn dắt nhóm đến một giai đoạn phát triển mới – giai đoạn xây dựng chuẩn mực. Các thành viên trong nhóm tương tác lẫn nhau càng nhiều, họ càng phát triển những hành vi và viễn cảnh chung. Họ trải nghiệm một số áp lực trong việc thích nghi với những kỳ vọng của các thành viên khác trong nhóm, do vậy nhóm bắt đầu phát triển một nền văn hóa và đặc thù riêng của mình. Một nền văn hóa nhóm thống nhất mới tác động lên số lượng công việc thực hiện bởi nhóm, phong cách giao tiếp, tiếp cận giải quyết vấn đề và thậm chí trang phục của các thành viên trong nhóm.

Nói cách khác, trọng tâm quan trọng của các thành viên nhóm, chuyển dịch từ việc vượt qua sự không chắc chắn trong giai đoạn hình thành đến bước phát triển các chuẩn mực của một nhóm thống nhất. Những câu hỏi điển hình trong tâm trí của các thành viên của nhóm trong giai đoạn này bao gồm:

- Những chuẩn mực và giá trị của nhóm là gì?

- Làm thế nào tôi có thể hòa hợp nhất với mọi người?

- Làm thế nào tôi thể hiện sự hỗ trợ của mình với người khác?

- Làm thế nào tôi có thể hòa hợp?

Các cá nhân trải nghiệm cảm nhận trung thành với nhóm, và mối quan hệ giữa các cá nhân đặc trưng giữa các thành viên của nhóm bao gồm:

- Hợp tác

- Thích hợp với những chuẩn mực và kỳ vọng

- Tăng cường sức hấp dẫn giữa các cá nhân

- Bỏ qua những bất đồng.

Trong giai đoạn này là một khoảng thời gian mà các nhóm hiệu quả khuyến khích các vai trò thiết lập mối quan hệ. Khuyến khích mọi thành viên tham gia, và nhóm thực hiện trách nhiệm để bảo
đảm rằng, nó:

- Duy trì sự thống nhất và liên kết

- Tạo sự tham gia dễ dàng và tạo dựng quyền lực

- Đưa ra sự hỗ trợ cho các thành viên nhóm

- Cung cấp thông tin phản hồi đến nhóm và sự thực hiện đến thành viên nhóm

Tuy nhiên, một vấn đề quan trọng có thể xuất hiện trong giai đoạn này, đặc biệt nếu nhóm từ chối chuyển biến. Vấn đề này là sự bất lực gia tăng tạo ra những ngữ cảnh đa dạng và rắc rối khác nhau trong nhóm. Trong khi các thành viên của nhóm có thể cảm thấy rất hài lòng với đơn vị được đảm bảo chặt chẽ của họ, nhóm thách thức một mối nguy hiểm của việc phát triển suy nghĩ, tư duy của nhóm. Suy nghĩ của nhóm xuất hiện khi sự liên kết và tính trì trệ không chịu thay đổi được phát triển trong một nhóm đem lại việc ra quyết định tốt và việc giải quyết vấn đề. Sự giữ gìn của nhóm là tiền đề của những quyết định chính xác hoặc sự hoàn thành nhiệm vụ chất lượng cao. Không đủ sự khác biệt hóa và thách thức đối với sự nhận thức của nhóm xuất hiện.

- Để quản lý xu hướng phát triển ý tưởng nhóm này, nhóm phải trải qua giai đoạn xây dựng chuẩn mực đến giai đoạn xung đột.

3. Giai đoạn xung đột

Như đã nói ở trên, sự thích nghi mà các thành viên nhóm phát triển trong giai đoạn xây dựng chuẩn mực có thể dẫn đến một số lượng lớn sự đồng thuận. Tuy vậy, nó cũng có thể dẫn đến hiện tượng trái ngược. Đó là, một khi các thành viên của nhóm bắt đầu cảm thấy thoải mái với nhóm, họ thường bắt đầu khám phá những vai trò khác nhau. Một số có xu hướng hướng đến hỗ trợ nhiệm vụ, trong khi một số khác có thể hướng đến xây dựng mối quan hệ. Sự khác biệt này của các vai trò của các thành viên nhóm dẫn nhóm đến giai đoạn của các mâu thuẫn tiềm tàng và chống lại sự phụ thuộc – giai đoạn xung đột.

Đóng các vai trò khác nhau khiến các thành viên của nhóm phát triển các viễn cảnh khác nhau và phát triển ý tưởng thách thức sự lãnh đạo và đường hướng của nhóm. Các câu hỏi điển hình xuất hiện trong tâm trí của các thành viên nhóm trong giai đoạn này là:

- Làm thế nào chúng ta giải quyết sự bất đồng này?

- Làm thế nào chúng ta ra quyết định trong sự bất đồng?

- Làm thế nào chúng ta truyền thông những thông tin tiêu cực?

- Tôi có muốn duy trì mối quan hệ thành viên trong nhóm không?

Các thành viên của nhóm không ngừng chăm sóc lẫn nhau, và họ vẫn cam kết với nhóm và sự thành công của nhóm. Nhưng họ bắt đầu xem mặt trái của vấn đề, để thấy rằng họ phù hợp hơn với một số thành viên của nhóm hơn là những người khác, và tự điều chỉnh một số quan điểm của mình cho phù hợp. Điều này dẫn đến:

- Sự liên minh hoặc bè phái bắt đầu hình thành

- Cạnh tranh giữa các thành viên nhóm

- Sự bất đồng với ban lãnh đạo

- Thách thức quan điểm của người khác.

Những vấn đề của nhiệm vụ chính được giải quyết bởi nhóm trong giai đoạn này bao gồm:

- Quản trị xung đột

- Hợp pháp hóa những biểu hiện về tính cá nhân

- Chuyển sự chống đối lại sự phụ thuộc thành sự phụ thuộc lẫn nhau

- Cổ vũ những quá trình xây dựng sự thống nhất.

Trong giai đoạn phát triển này, sức ép xuất hiện giữa các lực lượng thúc đẩy nhóm hướng đến sự thống nhất và những lực lượng thúc đẩy nhóm hướng đến sự khác biệt hóa. Trong cùng một lúc mối ràng buộc chặt chẽ của sự thống nhất nhóm đã được khuyến khích, các cá nhân khác nhau bắt đầu và tiếp nhận vai trò duy nhất của mình trong nhóm. Họ trở nên bổ sung cho nhau. Sự bổ sung về vai trò này có thể cổ vũ sự thống nhất của nhóm và năng suất làm việc tăng, hơn là những xung đột, tuy nhiên, nếu nhóm:

- xác định được kẻ thù bên ngòai (thay vì là kẻ thù lẫn nhau) như là mục tiêu của sự cạnh tranh

- tăng cường cam kết của nhóm với sự biết đến về mức độ năng lực của nhóm

- duy trì tính hiện hữu của viễn cảnh và các mục tiêu cao cấp

- biến những sinh viên thành giáo viên bằng cách tạo ra những thành viên nhóm dạy các giá trị và viễn cảnh của nhóm cho những người khác.

4. Giai đoạn thể hiện năng lực

Giai đoạn thể hiện năng lực là lúc nhóm vận hành hiệu quả và hiệu suất cao. Vì nhóm làm việc với những vấn đề gắn liền trong mỗi giai đoạn phát triển trước, nó có thể làm việc ở cấp độ năng lực cao. Nhóm đã vượt qua những vấn đề về thái độ hoài nghi, không chắc chắn, không tham gia, phụ thuộc và tính tự cho mình là trung tâm ở giai đoạn đầu hoặc là giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển. Một tầm nhìn rõ ràng đã phát triển, cam kết cá nhân với nhóm, và mức độ trung thành và đạo đức cao, và đã vượt qua những xu hướng hướng đến suy nghĩ của nhóm trong giai đoạn hình thành qui định. Khuyến khích sự khác biệt và sự đa dạng và vượt qua xu hướng hướng đến sự chống lại sự phụ thuộc, mâu thuẫn, sự phân cực và không hài hòa đặc trưng của giai đoạn xung đột.

Bây giờ nhóm đã có khả năng phát triển những đặc tính của một nhóm năng lực cao.

Các đặc tính của nhóm năng lực cao được giới thiệu ở Bảng 5.

- Làm thế nào chúng tôi có thể liên tục cải thiện?

- Làm thế nào chúng tôi cổ vũ tính sáng tạo và tính đổi mới?

- Làm thế nào chúng tôi có thể xây dựng năng lực cốt lõi của chúng tôi?

- Làm thế nào chúng tôi duy trì mức năng lượng cao trong nhóm?

Câu hỏi của các thành viên trong nhóm trong giai đoạn này thay đổi từ trạng thái tĩnh sang động. Họ chuyển trọng tâm từ việc xây dụng nhóm và hoàn thành các mục tiêu sang cổ vũ sự thay đổi và cải tiến. Cải tiến liên tục thay chỗ cho sự hoàn thành như là mục tiêu cơ bản. Đến thời điểm này, nhóm đang cố gắng quản lý và giải quyết các vấn đề dẫn đến ba kết quả cơ bản: (1) hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu, (2) phối hợp và tích hợp thống nhất các vai trò của các thành viên và (3) đảm bảo điều tốt đẹp của mỗi cá nhân trong nhóm. Bây giờ, nhóm có thể chuyển sự chú ý sang việc đạt mức năng lực trên bình thường. Mối quan hệ giữa các cá nhân của các thành viên nhóm được đặc trưng bởi:

- Niềm tin lẫn nhau sâu sắc

- Cam kết vô điều kiện với nhóm

- Đào tạo lẫn nhau và phát triển

- Tinh thần doanh nhân (entrepreneurship)



Ngoài mối quan hệ nhiều mặt và cam kết vô điều kiện với nhau, các thành viên nhóm năng lực cao, cũng có trách nhiệm cá nhân đối với việc cải thiện liên tục nhóm và các tiến trình của nó.

Trải nghiệm, học hỏi thử-sai, các thảo luận thoải mái cho các khả năng mới, và trách nhiệm cá nhân đối với mọi người nhằm nâng cao năng lực là đặc trưng của nhóm. Nhóm tiếp nhận các hành vi giúp nuôi dưỡng, cổ vũ và duy trì giai đoạn phát triển này, bao gồm:

- Đầu tư cho năng lực cốt lõi

- Nuôi dưỡng, cổ vũ sự đổi mới và cải tiến liên tục

- Tăng tốc và thời hạn

- Khuyến khích cách giải quyết vấn đề sáng tạo

Giai đoạn thể hiện năng lực được đặc trưng bởi sự tập trung vào việc theo đuổi cả quá trình cải tiến liên tục và đổi mới. Cải tiến liên tục đề cập những thay đổi nhỏ mà các thành viên của nhóm khởi xướng. Cải tiến liên tục có thể là hàng trăm thay đổi 1%. Nhưng đổi mới, là những thay đổi không liên tục, rõ ràng và lớn. Những đổi mới mang tính đột phá, triệt để là sự thay đổi 100%.

Thông thường, con người trong nền văn hóa Phương đông có định hướng những thay đổi mang tính cải tiến liên tục, trong khi con người trong nền văn hóa phương Tây lại có định hướng đổi mới.

Nguồn:TS. Nguyễn Quốc Tuấn – ThS. Nguyễn Thị Loan (Quantri.vn Biên tập và hệ thống hóa)

 

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn