Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Xác định các hành động trong quản trị dự án:

Bạn thường băn khoăn khi ai đó giao cho bạn một công việc mà bạn chưa làm bao giờ.

Trong tình huống này yêu cầu bạn phải sớm có câu trả lời bao giờ bắt đầu, và khi nào hoàn thành công việc này. Sự thực tại sao bạn chưa trả lời được vì bạn chưa xác định được các hành động cần thiết và ước lượng thời gian để hoàn thành công việc.

Từ thực tế các dự án CNTT, người ta đã hiểu rằng cách thức có thể giúp mọi người hình dung cho hệ thống sản phẩm sẽ có hình ảnh thế nào sau khi dự án hoàn thành. Bằng phương pháp mô phỏng dự án sẽ giúp chúng ta thực hiện được điều này. Do đó, mô phỏng ngày càng trở nên phổ biến vì chúng giúp các giám đốc dự án giảm những vấn đề khó xác định được hành động ở giai đoạn sớm của dự án.

1. Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn

Sự nhầm lẫn xung quanh nỗ lực và thời đoạn đã tồn tại từ lâu và rất phổ biến. Có một ý kiến sai lầm tồn tại trong một thời gian dài là bạn quản lý càng nhiều nguồn lực cùng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể thì nhiệm vụ thực hiện càng nhanh. Điều này có thể đúng hoạc không đúng. Cách hiểu rõ ràng về nỗ lực và thời đoạn có thể mất rất lâu để cải thiện ước tính và kế hoạch làm việc được xây dựng cho các dự án công nghệ thông tin.

Định nghĩa.

Nỗ lực là thước đo năng lượng hay lao động dùng để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng thời gian trên dạng đơn vị. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu.

Theo năng lực là thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ.

Thời đoạn là thước đo xem một gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng các đơn vị thời gian. Ví dụ như trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để 1 tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp theo.

Khoảng thời gian cố định là một thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một lượng thời gian để hoàn tất. Việc áp dụng các nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu.

Ví dụ.

Một việc sẽ mất bao lâu để hoàn tất có thể hay không thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực được áp dụng bao nhiêu. Hãy nói rằng bạn muốn tạo ra một chai rượu. Nhiều người tham gia sẽ làm cho việc hái nho trong vườn trở nên nhanh hơn nhưng khi rượu đã được đặt vào trong thùng thì không có lượng nỗ lực nào có thể làm cho rượu lên men nhanh hơn. Công việc hái nho là theo năng lực, trong khi đó ủ và lên men rượu là trường hợp khoảng thời gian cố định.

b) Xác lập các mốc quan trọng

Mốc quan trọng là các trường hợp điểm kiểm soát trong dự án, thường là việc hoàn tất phần có thể chuyển giao chính tạo ra yêu cầu báo cáo hoặc yêu cầu sự ủng hộ của khách hàng hay nhà tài trợ trước khi tiếp tục dự án. Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0. Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách hàng. Chúng phải được xác lập có chọn lựa sử dụng các giác quan thông thường, ví dụ như đối với một đánh giá thiết kế chính, thử nghiệm bản mẫu, nguồn vào cần đến từ nguồn bên ngoài, xúc tiến quảng cáo. Các mốc quan trọng có ích trong việc chỉ ra sự tiến triển tại các điểm chính nhưng chỉ số tiến triển thực sự là các gói công việc và ước lượng nên được thực hiện sao cho phù hợp.

Ví dụ:

Một công ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng có thể triển khai quy trình quảng cáo. 

c) Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực.

Trong nhiều trường hợp, thống kê kỹ năng cần để hoàn tất các dự án công nghệ thông tin hoặc không tồn tại hoặc luôn trong tình trạng thiếu hụt thời gian. Kết quả là hầu hết các dự án công nghệ thông tin đều đối mặt với các ràng buộc nguồn lực và kế hoạch làm việc chặt chẽ. Tìm hiểu về mức độ chiếm ưu thế trong cuộc đấu tranh này có thể đóng vai trò quyết định để xây dựng một ước lượng đúng.

Định nghĩa:

Dự án hướng theo lịch trình khi thời hạn chuyển giao cuối cùng là ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo lịch trình sẽ dùng hết bất cứ nguồn lực nào cần để đảm bảo chuyển giao trong thời hạn đã được xác lập.

Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn lực kỹ năng và chi phí ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để giữ lại các ràng buộc về nguồn lực.

Trong cả hai trường hợp thì thuật ngữ "hướng theo" được dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng hơn cả cho dự án đang được đưa ra.

Ví dụ:

Có lẽ ví dụ tốt nhất về các dự án theo lịch trình trong công nghệ thông tin là các dự án có tính chất như các chương trình Y2K vừa qua. Mỗi giám đốc dự án có một thời hạn cuối cùng không thể thương lượng được, chính xác là 12 giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999. Các công ty bắt buộc phải dùng hết các nguồn lực khổng lồ để nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống không thể thực hiện các mệnh lệnh đúng giờ.

Hầu hết các dự án mạng nội bộ đều theo nguồn lực. Trong nhiều trường hợp, các dự án có được sự truy cập các nguồn lực phát triển Web rất hạn chế, điển hình là phải đảm nhận các dự án thương mại điện tử và Web site tập trung theo bề ngoài. 

d) Thành lập các nguyên tắc ước lượng thời gian

Xây dựng ước lượng thời gian theo nguyên tắc sau:

 

-     Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt người phê bình những lỗi sai hay những điều bỏ sót

-     Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể hay không?

-     Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?

-     Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ rằng và đầy đủ hay không?

Đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn gồm các thành phần chính sau:

-     Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng.

-     Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra.

-     Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực.

Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước lượng và đang sử dụng kỹ thuật ước lượng đúng:

-     Ước lượng được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để quản lý dự án hay khác?

-     Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây.

-     Xác lập các mức độ ưu tiên từ các mục tiêu được xác định quan trọng, có ý nghĩa nhất cho dự án hoặc được xác nhận bởi các yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng.

Đảm bảo rằng nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án hiểu một cách rõ ràng hoặc bản chất của các dự án nguồn lực và các dự án theo lịch trình. Thường có một mối quan hệ cả hai/và giữa lịch trình và nguồn lực:

-     Hỏi họ xem liệu thời hạn giao là chắc chắn và phải được hoàn tất với chi phí nào đó hay không?

-     Hỏi họ xem liệu thời hạn có thể lùi lại được nếu nguồn lực trở thành một vấn đề hay không?

Đảm bảo rằng thời đoạn ước tính của các dự án theo nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận. Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểu các yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật liên quan đến việc thực hiện công việc thực sự:

-     Bạn có biết nhiệm vụ nào theo công việc không?

-     Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không?

Quan sát các trường hợp khoảng thời gian cố định và phụ thuộc cơ sở vật chất:

-     Tìm kiếm các trường hợp khoảng thời gian cố định bất kỳ trong luồng dự án, đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng.

-     Tìm kiếm bất kỳ trường hợp hay nhiệm vụ nào đòi hỏi những cơ sở vật chất đặc biệt. Đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng.

Ví dụ.

Hằng là giám đốc cho một dự án tự động hoá bán hàng với quy mô lớn do bộ phận bán hàng đưa ra. Bà đang trong quá trình làm cho ước lượng thời gian có hiệu lực. Ước lượng ban đầu do nhà thầu tiềm lực cung cấp cho thấy rằng dự án chỉ nên thực hiện khoảng 6 tháng. Hằng thông báo rằng đội ngũ bán hàng đã rất chú ý tới xây dựng các yêu cầu chức năng, yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật đã được phác thảo rõ ràng bằng chức năng công nghệ thông tin sử dụng các nguyên tắc kiến trúc. Hằng đến chỗ nhà tài trợ của mình và khẳng định ước lượng này được dùng để đánh giá tiềm lực của dự án này và ưu tiên các nguồn lực dự án cho 24 tháng tới. Sau đó Hằng hỏi nhà tài trợ của mình xem liệu dự án có phải được thực hiện với thời gian cụ thể hay không hoặc liệu thời gian cuối cùng có phụ thuộc vào chi phí các nguồn lực không. Do dự án là nguồn lực nên chuyên gia nội dung chuyên ngành chỉ ra rằng cơ sở dữ liệu khách hàng liên quan trong một số bước chủ yếu và điều kiện này sẽ tạo ra nhiệm vụ thuộc cơ sở vật chất và khoảng thời gian cố định rất lớn khiến cho thời hạn 6 tháng là không thể. Sau khi hoàn tất một đánh giá kỹ lưỡng, Hằng đã cung cấp cho nhà tài trợ một ước lượng sửa lại 12 đến 14 tháng cho dự án. 

Nguồn: Ths. Nguyễn Hữu Quốc (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)

 

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn