Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Văn phòng dự án chuỗi cung ứng:

Khi kế hoạch thực hiện dự án ban đầu được tiến hành và dự án bước vào giai đoạn xây dựng, người quản lý dự án và trưởng nhóm sẽ hoàn toàn tham gia vào lãnh đạo dự án. Cả người quản lý dự án và trưởng nhóm đều không có đủ thời gian để tự làm việc này nếu họ muốn việc lãnh đạo được tốt. Tuy nhiên, nếu công việc của văn phòng dự án không được thực hiện thì thông tin về kế hoạch và ngân sách của dự án sẽ nhanh chóng bị lỗi thời và nó bắt đầu trở thành những yếu tố cùng phối hợp với nhau và tự ra quyết định. Nhà quản lý dự án và các trưởng nhóm sẽ ít quản lý dự án theo trực giác hơn và điều này sẽ dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối.

Duy trì kế hoạch và ngân sách dự án là một công việc liên tục và được xem là cần thiết để dẫn đến thành công. Người quản lý dự án giống như tổng giám đốc của công ty còn văn phòng dự án thì tương tự như bộ phận kiểm toán vậy. Giám đốc không có thời gian để ghi chép sổ sách cho công ty. Còn có nhiều việc khác mà giám đốc cần làm để lãnh đạo công ty. Kế toán cập nhật những hoạt động về tài chính để giúp giám đốc biết được công ty mình đang đứng ở đâu. Vì thế giới thực không bao giờ xảy ra chính xác theo những gì đã được lên kế hoạch nên kế hoạch của dự án phải được cập nhật liên tục và điều chỉnh sao cho nó phản ánh những gì đã xảy ra trong thực tế.

Kế hoạch là một bản đồ thể hiện dự án đang đi đến đâu và quy trình đã được thực hiện đến thời điểm nào. Nếu biểu đồ này không phản ánh chính xác thực tế thì những thành viên của dự án cũng sẽ mất phương hướng là mình đang ở đâu. Thái độ chung của mọi người là giấu những thông tin xấu như trễ tiến độ và chi phí vượt quá mức cho phép. Nếu người quản lý dự án không chủ động ngăn ngừa thái độ này thì dự án sẽ phát sinh vấn đề. Mọi người phải thấy được rằng họ sẽ không bị khiển trách về việc báo cáo những thông tin xấu. Ngược lại, họ phải thấy rằng việc báo cáo các vấn đề về trễ tiến độ và chi phí vượt mức ngay thời điểm nó xảy ra thì họ có thể tăng cơ hội thành công lên.

Báo cáo sớm sẽ giúp mọi người có thêm nhiều thời gian để xử lý hiệu quả. Mọi thành viên cần phải hiểu rằng nhân viên dự án văn phòng ngồi tại đó là để giúp họ có đủ thông tin về những gì đang thực sự xảy ra và ra quyết định kịp lúc. Thật ra, một trong những cách tốt nhất để vướng vào những rắc rối là cố giấu đi những thông tin xấu vì cuối cùng, khi sự thật được phơi bày, thường thì còn rất ít thời gian để có thể điều chỉnh lại vấn đề đó một cách hiệu quả.

Nguồn: Quantri.vn (Biên tập và hệ thống hóa)

 

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn