Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Hệ thống thông tin hỗ trợ chuỗi cung ứng:

Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ những hoạt động tác nghiệp và đồng thời cũng là sự hợp tác giữa các công ty trong chuỗi cung ứng. Bằng việc sử dụng hệ thống mạng dữ liệu tốc độ cao và cơ sở dữ liệu, các công ty có thể chia sẻ dữ liệu để quản lý toàn diện chuỗi cung ứng. Hiệu quả sử dụng công nghệ này là một vấn đề cốt yếu để thành công trong công ty. Ba chức năng cấu tạo nên một công nghệ cho tất cả các hệ thống thông tin hoạt động đó là:

– Thu nhập và giao tiếp dữ liệu

– Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

– Xử lý và báo cáo dữ liệu

Hệ thống thông tin tạo ra nhiều công nghệ bằng một vài sự kết hợp hoạt động của những chức năng trên. Khả năng kết hợp cụ thể là tùy thuộc vào nhu cầu công việc mà hệ thống đó được lập để hoạt động. Hệ thống thông tin được thực hiện nhằm hỗ trợ nhiều khía cạnh khác nhau trong quản lý chuỗi cung ứng.

1. Thu thập và giao tiếp dữ liệu

Chức năng đầu tiên hình thành hệ thống công nghệ là thu thập và giao tiếp dữ liệu tốc độ cao. Chúng ta xem xét các lĩnh vực sau:

– Kết nối Internet

– Kết nối bằng băng thông rộng -Broadband

– Trao Đổi Dữ Liệu Điện Tử -EDI

– Kết nối bằng ngôn ngữ mở rộng -XML

a) Kết nối Internet

Internet là mạng giao tiếp dữ liệu toàn cầu có thể kết hợp tất cả các máy tính và các thiết bị giao tiếp lại với nhau. Internet sử dụng thông qua một phương thức gọi là chuẩn giao thức Internet để di chuyển dữ liệu từ điểm này sang điểm khác. Khi một thiết bị đưa vào Internet, nó có thể giao tiếp với bất cứ thiết bị khác và đồng thời kết nối lại với nhau qua Internet bất chấp những hình thức dữ liệu khác nhau đang sử dụng.
Trước khi có Internet, các công ty phải tự kết nối với các công ty khác để truyền dữ liệu thông qua các hệ thống máy tính khác nhau và tốn rất nhiều chi phí. Hiện nay, Internet sẵn sàng ở mọi nơi và nhiều công ty khác nhau kết nối hệ thống máy tính cùng nhau qua Internet với chi phí thấp và giao tiếp ổn định.

b) Kết nối bằng băng thông rộng (Broadband)

Về cơ bản, bất kỳ một công nghệ giao tiếp nào yêu cầu tốc độ truy cập cao (nhanh hơn 56Kb và sử dụng modem kết nối qua điện thoại) đều có thể kết nối được. Các công nghệ băng thông rộng như cáp đồng trục, đường truyền kỹ thuật số -DSL (Digital Subcriber Line), mạng nội bộ (Ethernet), mạng không dây (Wireless) và vệ tinh, là công nghệ truyền tín hiệu. Công nghệ này có khả năng làm cho các công ty trong chuỗi có thể kết nối trao đổi khối lượng lớn dữ liệu trong một thời gian cụ thể với hệ thống khác dễ dàng và ít tốn kém hơn.

Hầu hết công ty đã tự thực hiện kết nối nội bộ bằng công nghệ mạng LAN (Local Area Network). Nhiều công ty cũng đã kết nối với một hay tất cả công ty khác ở những khu vực khác nhau bằng việc sử dụng công nghệ mạng WAN (Wide Area Network) như T1 (tốc độ 1,5Mbps), T3 (tốc độ 45Mbps) hay Frame Relay.

c) Trao Đổi Dữ Liệu Điện Tử –EDI (Electronic Data Interchange)

EDI là công nghệ được phát triển để truyền những loại dữ liệu chung giữa các công ty để có thể làm việc chung với nhau. Những năm 1980s, nhiều công ty lớn trong lĩnh vực sản xuất tự động, ngành công nghiệp vận tải đã lập ra EDI đầu tiên. Nó được xây dựng cho các nghiệp vụ văn phòng làm việc tự động như lưu trữ và nhận đơn đặt hàng, hóa đơn, thông báo trước kế hoạch vận tải, trạng thái đơn hàng chưa thực hiện. . . Về nguồn gốc, EDI được xây dựng để làm việc với một khối lượng lớn dữ liệu thông qua những máy tính khổng lồ và sử dụng mạng VAN (Value Added Network) để kết nối các đối tượng tham gia trong chuỗi. Công nghệ này tốn chi phí khá đắt.

Nhiều công ty đầu tư vào hệ thống EDI rất lớn và nhận thấy EDI có hiệu quả rất lớn về chi phí do hệ thống duy trì sự liên tục trong giao tiếp với đối tác kinh doanh. Tập dữ liệu EDI chuẩn xác định một lượng lớn các giao dịch kinh doanh. Các công ty có thể quyết định tập dữ liệu nào mà họ sẽ sử dụng. Hiện nay hệ thống EDI có thể họat động trong bất cứ loại máy tính nào và có thể sử dụng Internet đính kèm.

d) Kết nối bằng ngôn ngữ mở rộng -XML (eXtensible Markup Language)

XML là công nghệ đã và đang phát triển để truyền dữ liệu động giữa các máy tính với nhau, giữa máy tính với con người. Những nơi nào có đăng ký EDI thì trước khi định nghĩa tập dữ liệu, có thể gửi qua lại lẫn nhau. XML thì có thể mở rộng được giữa các hệ thống máy tính với nhau, sử dụng để giao tiếp giữa người với máy tính. Không giống như EDI, XML sử dụng giao dịch dữ liệu cộng thêm và số lần xử lý sau đó không thể được định nghĩa trước. Ngành công nghiệp ứng dụng rộng rãi nhất chuẩn XML là công nghiệp điện tử với dạng chuẩn XML RosettaNet (www.rosettanet.org).

Theo nghĩa gần, XML và EDI có thể hợp nhất vào một hệ thống lai tạo để đáp ứng nhu cầu cần thiết của công ty trong nhiều chuỗi cung ứng khác nhau. Đối với những công ty hiện đang sử dụng hệ thống EDI làm việc tương đối ổn định, thì không hiệu quả về mặt chi phí nếu như thay thế hệ thống EDI bằng hệ thống XML. Hiện nay phần mềm này có thể chuyển đổi nhanh chóng dữ liệu EDI sang dữ liệu XML và sau đó truyền ngược lại sang EDI.

Theo nghĩa rộng, khi các chuẩn XML được quy định trước và bắt đầu truyền đi rộng khắp thì XML bao gồm cả EDI. Các chuẩn này cho phép công ty có thể giao tiếp linh hoạt và tự do hơn giống như ngôn ngữ của con người. Loại giao tiếp này hướng mạng máy tính và con người tương tác với những mạng máy tính và con người khác. Mục đích của loại giao tiếp này làm cho các chuỗi cung ứng hợp tác với nhau trong việc giải quyết vấn đề tác nghiệp cơ bản hằng ngày.

2. Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

Chức năng tiếp theo của hệ thống thông tin trong thành phần công nghệ là chức năng lưu trữ và phục hồi dữ liệu. Chức năng này họat động chủ yếu dựa vào công nghệ cơ sở dữ liệu (CSDL). Một CSDL được tổ chức thành một nhóm dữ liệu được lưu trữ dưới hình thức điện tử. Loại hình dữ liệu phổ biến nhất được sử dụng gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ “Relational Database”. CSDL này lưu trữ một nhóm dữ liệu có liên quan như các bảng riêng biệt và cung cấp dữ liệu để thực hiện phục hồi dữ liệu bằng cách sử dụng ngôn ngữ chuẩn gọi là ngôn ngữ truy vấn -SQL (Structured Query Language). Một CSDL là một nhóm mô hình của nhiều quá trình giao dịch phục vụ cho mục đích thu thập và lưu trữ dữ liệu. Mô hình này được mô tả chi tiết dưới dạng dữ liệu thu thập. Thiết kế CSDL nhằm cân bằng dữ liệu tổng hợp cao tại một cực và dữ liệu cao tại cực khác.

Khi có sự kiện phát sinh trong quá trình kinh doanh thì sẽ có nhiều giao dịch giữa các CSDL. Dữ liệu trong mô hình CSDL xác định những giao dịch nào và được ghi nhận vào hồ sơ CSDL. Vì CSDL không thể ghi nhận các giao dịch hoặc quá chi tiết hoặc quá tổng hợp được cung cấp cho mô hình dữ liệu. Các dữ liệu này ghi nhận ngay khi chúng xảy ra và cập nhật thời gian thực hay ghi nhận theo lô khi xảy ra định kỳ và được gọi là cập nhật “theo lô”.

Một CSDL cũng đồng thời cung cấp cho người sử dụng nhu cầu phục hồi dữ liệu khác nhau. Những người làm công việc khác nhau sẽ mong muốn có nhiều sự kết hợp từ một CSDL giống nhau. Sự kết hợp này còn được gọi là “sự quan sát” Những “sự quan sát” này tạo ra cho những người cần nó để thực hiện công việc. Ví dụ khi xem xét một CSDL bao gồm nhiều dữ liệu bán hàng ở quá khứ cho nhiều loại khách hàng khác nhau để phân loại những khách hàng. Khi quan sát dữ liệu này, có thể thấy được những sản phẩm và số lượng khác nhau mà một khách hàng mua được trong một khoản thời gian, thấy được thông tin chi tiết nơi khách hàng mua hàng. Một “sự quan sát” của nhà sản xuất với tất cả khách hàng mua một nhóm sản phẩm và những thông tin chi tiết về mỗi khách hàng đó.

3. Xử lý và báo cáo dữ liệu

Hệ thống thông tin là một quá trình xử lý logic cần thiết để lưu trữ và phục hồi dữ liệu cho những hoạt động kinh doanh của công ty thông qua một số loại hệ thống hỗ trợ cho những hoạt động chuỗi cung ứng. Một số khái niệm về hệ thống thông tin được trình bày ở bảng sau:

a) Hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp – ERP

ERP thu thập dữ liệu từ nhiều chức năng trong một công ty. Hệ thống ERP kiểm soát những đơn hàng, điều độ sản xuất, mua nguyên vật liệu thô, và tồn kho thành phẩm. ERP hỗ trợ quá trình cắt giảm những phòng ban chức năng khác nhau. Ví dụ như hệ thống ERP có thể quan sát quá trình thực thi toàn bộ đơn đặt hàng, theo dõi đơn hàng này từ việc cung ứng nguyên liệu để thực hiện đơn hàng, sau đó giao thành phẩm đến khách hàng. Hệ thống ERP là một phần mềm ứng dụng gồm nhiều module nhằm giúp các công ty quản lý các phần quan trọng trong việc kinh doanh. Hệ thống ERP có thể cài đặt riêng hay kết hợp nhiều module khác. Thông thường các module này dùng cho các công việc kinh doanh như tài chính, cung ứng, sản xuất, thực hiện đơn hàng, nhân lực và logistic. Điểm quan trọng của module này là duy nhất thực hiện và kiểm soát các giao dịch hàng ngày. Hệ thống ERP thông thường cần có khả năng phân tích để tối ưu hiệu quả giao dịch kinh doanh.

b) Hệ thống thu mua

Hệ thống thu mua tập trung vào những hoạt động diễn ra giữa một công ty và những nhà cung cấp cho công ty đó. Mục đích của hệ thống này là sắp xếp một quá trình thu mua và làm cho nó hiệu quả hơn. Ví dụ như hệ thống cagalogs, cung cấp thay thế sản phẩm mà công ty mua. Hệ thống này đồng thời lưu giữ một số lượng lớn các thông tin liên quan như giá, thông tin, quá trình mua và hoạt động nhà cung cấp.

Hệ thống thu mua cho phép công ty so sánh giá cả và khả năng hoạt động của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đây là một cách xác định nhà cung cấp tốt nhất, từ đó thiết lập mối quan hệ với những nhà cung cấp đó, và thương lượng mức giá cung cấp hợp lý nhất. Các nghiệp vụ hàng ngày này có thể phát sinh trong quá trình mua hàng và sau đó có thể hoạt động rộng lớn hơn.

c) Hoạch định và điều độ nâng cao -APS

Hệ thống APS là những ứng dụng có tính phân tích cao, mục đích là ước lượng công suất nhà máy, tính sẵn có của nguyên liệu và nhu cầu khách hàng. Sau đó, điều độ sản xuất sản phẩm nhà máy sản xuất và thời gian sản xuất. Đầu vào của APS dựa vào mức giao dịch dữ liệu và được mở rộng thêm. Từ hệ thống này, ERP là hệ thống xử lý giao dịch mang tính kế thừa. Sau đó, hệ thống APS sử dụng kỹ thuật lập trình tuyến tính và các thuật toán phức tạp khác để tạo ra các kế hoạch điệu độ tham khảo.

d) Hệ thống hoạch định vận tải –TPS

TPS là một hệ thống tính toán số lượng nguyên liệu nên được vận chuyển là bao nhiêu, đến những địa điểm nào, trong thời gian bao lâu. Hệ thống này cho phép con người có khả năng so sánh các phương thức vận chuyển khác nhau. Sau đó hình thành nên những kế hoạch vận tải hợp lý. Phần mềm này cung cấp các dữ liệu cần thiết cho hệ thống như cước phí tính theo dặm, phí nhiên liệu, thuế quan chuyên chở. . . và được bán cho những nhà cung ứng hệ thống vận tải.

e) Lập kế hoạch nhu cầu

Hệ thống này sử dụng thuật toán và kỹ thuật đặc biệt giúp công ty dự báo nhu cầu khách hàng. Hệ thống này lấy thông tin dữ liệu bán hàng quá khứ, các kế hoạch chương trình khuyến mãi đã thực hiện và một số sự kiện khác ảnh hưởng đến nhu cầu khách hàng như xu hướng thị trường hay tính mùa vụ. . . Hoạch định nhu cầu sử dụng dữ liệu để tạo ra mô hình dự báo bán hàng trong tương lai. Một điểm khác đi kèm với hệ thống lập kế hoạch nhu cầu là quản lý doanh thu. Các công ty trong ngành du lịch, hàng không, khách sạn. . . cũng sử dụng kỹ thuật này để kế hoạch nhu cầu.

f) Quản lý mối quan hệ khách hàng -CRM và bán hàng tự động - SFA

Hệ thống loại này có nhiều hoạt động tự động liên quan đến phục vụ khách hàng hiện tại và tìm khách hàng mới trong tương lai. CRM theo dõi những khuôn mẫu mua hàng và tiểu sử khách hàng. Dữ liệu khách hàng được công ty lưu trữ và có thể truy xuất nhanh chóng để phục vụ khách hàng và nhân viên bán hàng khi cần thiết. Nhân viên bán hàng là người sử dụng dữ liệu thường xuyên để đáp ứng tốt hơn yêu cầu khách hàng. Hệ thống SFA cho phép công ty kết hợp công tác và kiểm soát tốt những hoạt động của lực lượng bán hàng của công ty. Hệ thống này tự động thực hiện nhiều công việc liên quan để lập kế hoạch bán hàng, theo dõi thăm viếng, chuẩn bị chỉ tiêu và trình bày phương thức bán hàng hợp lý.

g) Quản lý chuỗi cung ứng -SCM

Hệ thống SCM thích hợp với những ứng dụng khác nhau như điều độ, lập kế hoạch cấp cao, lập kế hoạch vận tải, lập kế hoạch nhu cầu và kế hoạch tồn kho trong chuỗi cung ứng tích hợp đồng bộ. SCM dựa vào ERP để cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và phân tích. Hệ thống SCM này có tính năng phân tích hỗ trợ việc ra quyết định ở cấp độ chiến lược.

h) Hệ thống quản lý tồn kho

Như đã học ở bài 2, những hoạt động hỗ trợ cho hệ thống cung ứng là quản lý tồn kho như nhu cầu quá khứ của sản phẩm, kiểm soát mức tồn kho, tính toán số lượng đơn hàng và mức tồn kho an toàn hỗ trợ cho mỗi sản phẩm. Hệ thống này dùng để tìm sự cân bằng giữa chi phí vận chuyển tồn kho chi phí sử dụng hết hàng tồn kho; và sự tổn thất doanh thu do tốn quá nhiều chi phí trong công ty.

i) Hệ thống thực hiện sản xuất -MES

Trọng tâm của hệ thống này nhấn mạnh vào hoạt động sản xuất diễn ra trong nhà máy. Loại hệ thống này có tính phân tích ít hơn hệ thống APS. Hệ thống này lập ra kế hoạch điều độ sản xuất ngắn hạn, phân bổ nguồn nguyên vật liệu và các nguồn lực khác trong nhà máy. Hệ thống MES tương tự như APS. Tính năng vận hành của hệ thống tập trung vào ERP và phần mềm MES được cung cấp bởi hệ thống nhà buôn về ERP.

j) Hệ thống điều độ vận tải -TSS

Hệ thống này tập trung vào những ứng dụng của ERP và MES. Trong hệ thống TSS ít có tính chất phân tích và tập trung nhiều hơn vào các tác nghiệp hằng ngày. Một công ty sử dụng hệ thống lập kế hoạch vận tải để tạo ra kế hoạch giao hàng và chuyên chở ngắn hạn.

k) Hệ thống quản lý nhà kho –WMS

Hệ thống này hỗ trợ các hoạt động nhà kho hàng ngày. Hệ thống này cung cấp khả năng làm việc hàng ngày trong nhà kho một cách hiệu quả. Hệ thống này lưu trữ mức tồn kho và địa điểm tồn trữ trong nhà kho hỗ trợ cho các hoạt động khác như bốc hàng, nhận hàng và vận tải để thực hiện những đơn hàng cho khách hàng.

Nguồn: Ths. Nguyễn Kim Anh (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa) 

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn