Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Giám sát dự án:

1. Khái niệm, mục tiêu và phân loại.

Giám sát dự án là quá trình kiểm tra theo dõi dự án về tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dự án.

Hệ thống giám sát dự án có tác dụng giúp các nhà quản lý dự án:

- Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu  kế hoạch

- Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt.

- Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện pháp giải quyết.

Việc giám sát dự án đòi hỏi phải thực hiện thường xuyên và có thể được tiến hành theo hệ thống chính thức hoặc không chính thức. Tuy nhiên, những dự án nhỏ không cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát chính thức. Hệ thống giám sát cần đơn giản, dễHệ thống giám sát cần đơn giản, dễ hiểu, tập trung vào những thay đổi quan trọng, những khâu yếu trong hệ thống. Việc lựa chọn hệ thống kiểm sát phụ thuôc vào nhiều yếu tố như loại hình tổ chức dự án, yêu cầu công nghệ, kế hoạch… Tiêu chuẩn lựa chọn hệ thống kiểm soát chính thức phụ thuộc vào: (1) Mức độ rủi ro của dự án và (2) chi phí của hệ thống và lợi nhuận mà nó đem lại. Hệ thống kiểm soát có thể rất đơn giản như cuộc họp giao ban hàng tuần hoặc rất phức tạp bao gồm nhiều chỉ tiêu đánh giá. Nguyên tắc chung để lựa chọn một hệ thống kiểm soát là chi phí không vượt quá mức lợi nhuận (hoặc tiết kiệm được) do hoạt động kiểm soát đem lại.

2. Phương án giám sát dự án

Việc giám sát dự án được hướng dẫn bởi kế hoạch và ngân sách dự án. Giám sát là việc đo lường, thu thập, ghi chép, so sánh, đối chiếu và phân tích thông tin. Giám sát được thực hiện ở cấp độ điều hành và thực hiện liên tục. Tuy nhiên, giám sát cũng được thực hiện ở cấp độ quản lý cao cấp nhưng đượclàm định kỳ. Có nhiều phương pháp giám sát khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp chính:

- Phương pháp sử dụng các mốc giới hạn:

Các mốc giới hạn (mốc thời gian) của dự án là các sự kiện được dùng để đánh dấu một quá trình, một giai đoạn của dự án. Chúng có thể được ghi lại dưới dạng những đồ thị hoặc các từ ngữ. Phương pháp này được mọi người trong dự án hiểu được tình trạng thực của dự án và có thể quản lý và kiểm tra dự án.

- Phương pháp kiểm tra giới hạn:

Kiểm tra giới hạn liên quan đến việc xác lập một phạm vi giới hạn cho phép để quản lý dự án. So sánh giá trị đo  được trong thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban đầu và thực hiện những hành động cần thiết khi giới hạn này bị vượt qua. Phương pháp  kiểm tra giới hạn dùng để giám sát chi tiêu và mức độ thực hiện dự án.

- Đường cong chữ  S

Đường cong chữ S thường được sử dụng cho giám sát ngân sách. Đây là phương pháp phân tích bằng đồ thị để chỉ ra sự khác nhau giữa chi tiêu kế hoạch và chi tiêu thực tế

- Kiểm soát thực hiện – sơ đồ giá trị thu được

Kiểm soát thực hiện đối với toàn bộ dự án và từng công việc giữ vai trò rất quan trọng. Để đo lường tình hình thực hiện đối với toàn bộ dự án người ta dùng chỉ tiêu giá trị thu được (giá trị hoàn thành quy ước). Khi so sánh chi phí thực tế với kế hoạch trong một thời kỳ nhất định  thường không xem xét đến khối lượng công việc hoàn thành. Chỉ tiêu giá trị thu được (giá trị hoàn thành quy ước) đã khắc phục được nhược điểm này. Giá trị hoàn thành quy ước là giá trị “hoàn thành” ước tính của các công việc, được tính bằng cách nhân phần trăm hoàn thành ước tính của từng công việc với chi phí kế hoạch cho công việc đó. Đây là mức chi phí giả thiết đã chi tiêu cho phần công việc hoàn thành này. Nó được dùng làm cơ sở để so sánh với mức chi phí thực tế.

Có bốn chỉ tiêu được xác định:

  1. Chênh lệch thời gian = Thời gian thực hiện theo tiến độ (KH) – Thời gian thực tế
  2. Chênh lệch chi tiêu = Chi tiêu thực tế - Giá trị hoàn thành
  3. Chênh lệch kế hoạch = Giá trị hoàn thành – Chi phí kế hoạch
  4. Tổng chênh lệch = Chênh lệch chi tiêu + chênh lệch kế hoạch = Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch

Chú ý: Chênh lệch thời gian mang giá trị âm cho thấy sự chậm trễ của dự án. Chênh lệch kế hoạch cũng là một giá trị âm. Chỉ tiêu tổng chênh lệch không xem xét đến giá trị thu được. Thực tế các nhà quản lý cấp trên thường quan tâm đến chỉ tiêu chênh lệch thời gian, các nhà quản lý tài chính quan tâm nhiều đến chênh lệch chi phí (chi phí vượt), các nhà quản lý chung quan tâm đến cả bốn chỉ tiêu trên.

- Các báo có tiến độ

Báo cáo dự án là công cụ quan trọng để giám sát và để các nhà quản lý dự án, các bộ ngành, các nhà tài trợ trao đổoi thông tin về dự án. Báo cáo tiến độ có thể được thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất. Một dự án tiêu biểu, quy  mô từ trung bình đến lớn cần được báo cáo tiến độ thường xuyên bởi các chuyên gia, nhà quản lý dự án và nhóm dự án. Các báo cáo nên dễ hiểu và phải được dựa trên các sự kiện hơn là các ý kiến.

3. Báo cáo giám sát dự án

Báo cáo giám sát dự an1 là một tài liệu quan trọng trong phục vụ yêu cầu quản lý của giám đốc dự án, các cơ quan giám sát, chủ đầu tư, nhà thầu, đại diện cơ quan quản lý nhà nước, những người hưởng lợi… Do vậy, nó phải được hiểu như nhau và được xem như một công cụ thông tin. Một báo cáo giám sát có thể khác nhau về hình thức, mức độ phức tạp giữa các dự án, nhưng về cơ bản, nó bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Thứ nhất, phần giới thiệu. Phần này mô tả ngắn gọn rõ ràng dự án. Sự cần thiết của dự án, các mục tiêu và nguồn lực phải được  làm rõ. Nếu dự án lớn và phức tạp, cần có những giải thích cần thiết kèm theo báo cáo.

Thứ hai, trình bày thực trạng của dự án đến thời điểm hiện tại trên một số khía cạnh sau đây:

Chi phí. Báo cáo cần làm rõ thực trạng quy mô vốn, nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của dự án. Cần so sánh chi phí thực tế với chi phí tính toán theo từng giai đoạn đầu tư, theo các mốc thời gian quan trọng. Báo cáo tập trung phân tích khoản mục chi phí trực tiếp, đồng thời làm rõ tổng chi phí, những khoản chi phí gián tiếp của dự án. Các số liệu chi tiết cần trình bày trong các bảng phần phụ lục.

Tiến độ thời gian. Báo cáo chỉ rõ khối lượng công việc đã hoàn thành, phần trăm khối lượng đã thực hiện được của những công việc chưa hoàn thành, cho đến thời điểm hiện tại, dự tính thời gian còn lại để thực hiện các công việc này. Việc báo cáo nên dựa vào các mốc thời gian quan trọng đã được xác định trong lịch trình kế hoạch.

Chất lượng. Báo cáo chất lượng cần thiết hay không tùy thuộc vào loại dự án được giám sát. Thông thường, báo cáo phải chỉ ra được tình hình thực hiện các chỉ tiêu chất lượng, những tiêu chuẩn chất lượng đã được ghi trong hợp đồng. Báo cáo cũng làm rõ các phương pháp quản lý chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng mà dự án đang áp dụng.

Thứ ba, kết luận, kiến nghị chuyên môn. Phần này báo cáo trình bày các kết luận, kiến nghị liên quan chính đến kế hoạch tiến độ và ngân sách, đối với những công việc chưa hoàn thành của dự án, thuần túy trên quan điểm chuyên môn. Trong những tình huống bất thường, báo cáo chỉ nên đề cập đến những công việc thực tế đã hoàn thành, không kiến nghị những giải pháp kỹ thuật đối với các công việc chưa hoàn thành, khi chưa điều tra xác định rõ nguyên nhân.

Thứ tư, kiến nghị giải pháp quản lý. Phần này trình bày các khoản mục mà cán bộ giám sát nhận thấy cần phải được quản lý chặt chẽ bởi các nhà quản lý cấp trên. Đồng thời, giải thích ngắn gọn mối quan hệ giữa những khoản mục này với các mục tiêu của dự án. Báo cáo nên giải thích thêm mối quan hệ đánh đổi giữa 3 mục tiêu thời gian chi phí và hoàn thiện giúp các nhà quản lý cấp trên có đủ thông tin để quyết định tương lai của dự án.

Thứ năm, phân tích rủi ro. Phần này, báo cáo phân tích những rủi ro chính và những tác động của nó đến các mục tiêu thời gian và chi phí và hoàn thiện của dự án. Đồng thời, cần cảnh báo những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai đối với những công việc còn lại của dự án.

Thứ sáu, trình bày những điểm còn hạn chế và những giả định của báo cáo. Cán bộ giám sat là người chịu trách nhiệm về độ chính xác và tính kịp thời của báo cáo, nhưng các nhà quản lí cấp trên lại là người chịu trách nhiệm giải thích báo cáo và đề ra các quyết định tương lai trên cơ sở báo cáo này. Do đó, các tác giả của bản báo cáo cần nêu rõ những điểm còn hạn chế và những giả định khi viết báo cáo.

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
   (quantri.vn biên tập và số hóa)

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn