Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Kế hoạch quản lý nguồn lực dự án.:

1. Biểu đồ phụ tải nguồn lực.

Biểu đồ  phụ tải nguồn lực ảnh hưởng số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án.

Biểu đồ phụ tải nguồn lực có tác dụng trình bày bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực nào đó trong cùng thời đoạn. Nó là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị… cho dự án và là căn cứ để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo yêu cầu dự án.

Phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

Các bước xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực:

Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh

Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực

Ví dụ: Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực và sắp xếp công việc sao cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án trong điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ có 2 lao động) của dự án MM.

Đường găng của dự án MM là đường nối các công việc b-d-f-I, dài 28 tuần. Nếu có 3 lập trình viên (trong các điều kiện khác không thay đổi) thì thời gian hoàn thành dự án sẽ đúng tiến độ 28 ngày. Trên cơ sở sơ đồ PERT có thể vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực như thể hiện trong hình 10.9

 

2. Điều phối nguồn lực dựa trên thời gian dự trữ tối thiểu.

Nhu cầu từng loại nguồn lực cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án không bằng nhau giữa các thời kỳ. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý và phân phối nguồn lực. Mặt khác xét trên phương diện cung, nguồn lực của đơn vị nói chung bị hạn chế cả về số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp. Ngoài ra, trong quá trình điều phối một nguồn lực cụ thể cho dự án, các nhà quản lý luôn phải đặt việc cung cấp nguồn lực trong mối quan hệ với tiến độ thời gian kế hoạch và ngân sách được duyệt. Trong điều kiện như vậy, phương pháp “Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu” là phương pháp rất có hiệu quả để giải quyết những khó khăn trên.

Các bước thực hiện phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực dựa trên thời gian dự trữ tối thiểu.

- Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực.

- Bước 2: Tính thời gian dự trữ của các công việc.

- Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm. Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê các công việc cùng cạnh tranh nhau một nguồn lực và sắp xếp chúng theo trình tự thời gian dự trữ toàn phần từ thấp đến cao.

- Bước 4: điều  chỉnh đều nguồn lực theo nguyên tắc phân phối cho công việc có thời gian dự trữ thấp nhất trước, tiếp đến công việc có thời gian dự trữ thấp thứ 2… Những công việc có thời gian dự trữ lớn phải được điều chỉnh. Quá trình điều chỉnh đảm bảo sao cho việc ke1od ài thời gian hoàn thành dự án ở mức thấp nhất và chú ý sắp xếp lại các công việc không nằm trên đường găng để ưu tiên nguồn lực cho các công việc găng.

Ví dụ: thực hiện điều phối nguồn lực cho dự án MM. Trước hết tính thời gian dự trữ của các công việc như trong bảng 10.8

Theo sơ đồ phụ tải nguồn lực (hình 10.9) thì cần phải có 3 lập trình viên thực hiện các công việc g,h,f trong khoảng thời gian 2 ngày 19 và 20. Do nguồn lực bị hạn chế, dự án chỉ được phép sử dụng tối đa 2 lao động nên cần phải thực hiện điều chỉnh đều nguồn lực. Nhìn vào bảng 10.8, các công việc còn thời gian dự trự công việc g,h. Công việc h có thời gian dự trữ là 4 tuần và g là 1 tuần. Áp dụng phương pháp điều chỉnh đều nguồn lực cho dự án MM, cuối cùng có sơ đồ điều chỉnh đều nguồn lực như hình 10.10 dưới đây:

Như vậy, với hai lao động nhưng do điều phối hợp lý, dự án vẫn hoàn thành đúng tiến độ 28 tuần mà không cần phải nhiều lao động như lúc đầu (3 người)

Từ hình 10.9 và hình 10.10 co thể lập bảng 10.9:

Bảng 10.9: Bảng liệt kê công việc và thời gian thực hiện từng công việc trước và sau khi điều chỉnh đều nguồn lực.

Khoảng thời gian

Số ngày

Sơ đồ phụ tải

Sơ đồ điều chỉnh

Công việc

Số lao động

Công việc

Số lao động

Từ tuần 1 đến hết 5

5

A,B

2

A,B

2

Tuần 6 và 7

2

C,B

2

C,B

2

Từ tuần 8 đến hết 16

9

E,D

2

E,D

2

Tuần 17 và 18

2

E,F

2

E,F

2

Tuần 19 và 20

2

G,H,F

3

G,H,F

2

Tuần 21

1

H,F

2

H,F

2

Tuần 22 đến hết 26

5

H,I

2

H,I

2

Tuần 27 và 28

2

I

1

G,I

2

 

3. Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực.

Trong thực tế quản lý, luôn xảy ra tình trạng không đủ nguồn lực. Lúc thì không đủ tiền vốn, khi lại thiếu máy móc thiết bị, khi khác lại không đủ số lượng một loại lao động cụ thể nào đó. Cùng một thời điểm, các nhà QLDA cần phải xử lý tình huống này sao cho vẫn đạt được các mục tiêu quản lý với chi phí và những đánh đổi thấp nhất.

Nguồn lực bị hạn chế thường xảy ra trong một số trường hợp như: mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động (hay thiết bị) để đồng thời thực hiện các công việc cùng lúc, số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công, sản xuất do không có hoặc không thể cung cấp thêm, do yêu cầu đảm bảo sức khỏe, không thể triển khi cùng lúc tại một nơi nhiều lao động để thực hiện công việc, đường vào nơi thi công quá nhỏ hẹp, nguy hiểm, không thể đưa nhiều thiết bị tới thực hiện các công việc cùng một lúc…

Trong thực tiễn quản lý, có một số phương pháp thường được áp dụng để thực hiện các công việc dự án khi nguồn lực bị thiếu hụt như sau:

Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến. Biện pháp này chỉ có thể thực hiện được nếu có thể kéo dài thời gian thực hiện các công việc khi sử dụng nguồn lực ít hơn

Chia nhỏ các công việc. Có những hoạt động có thê chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án. Biện pháp này rất hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao động trong cùng thời kỳ.

Sửa đổi sơ đồ  mạng. Giả sử hai công việc có thể bố trí thực hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp, tiến hành bố trí lại theo cách thực hiện cả 2 công việc cùng lúc.

Sử dụng nguồn lực khác. Phương pháp này áp dụng được cho một số loại nguồn lực. Ví dụ sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao.

4. Phân phối nguồn lực cho dự án bằng phương pháp ưu tiên.

Các nhà quản lý dự án luôn đứng trước một thách thức là phải thực hiện tốt dự án với chất lượng cao nhất, thời gian hoàn thành nhanh nhưng chi phí và các nguồn lực sử dụng tối thiểu. Mọi dự án đều được phân phối nguồn lực torng một phạm vi hạn chế nhất định. Do vậy, thường xuyên xảy ra đối với các dự án là thiếu nguồn lực và không có nguồn lực thay thế tốt. Hậu quả có thể là sự chậm trễ và không thực hiện được kế hoạch ban đầu. Mặt khác các nhân tố kinh tế - xã hội đòi hỏi các nhà quản lý dự án phải sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế như nhân lực, nguyên nhiên vật liệu, tiền vốn và quỹ thời gian. Trong điều kiện đó nhiều kỹ thuật phân phối nguồn lực cho dự án được phát triển để trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch phân phối nguồn lực, làm sao thõa mãn những điều kiện ràng buộc, sử dụng tối ưu nguồn lực khan  hiếm và các nguồn lực hạn chế nói chung, đặc biệt trong điều kiện có nhiều đơn vị cùng cạnh tranh sử dụng một loại nguồn lực.

Có nhiều cách tiếp cận phân phối các nguồn lực hạn chế, trong đó, co phương pháp ưu tiên. Phương pháp ưu tiên được thực hiện dựa trên phương pháp đường găng (CPM) và phân tích tình hình sử dụng từng loại nguồn lực theo mỗi chu kỳ. Phương pháp ưu tiên lựa chọn các công việc và phân phối nguồn lực hạn chế cho chúng trên cơ sở các nguyên tắc ưu tiên nhất định.

Thực tế có nhiều phương pháp ưu tiên và nguyên tắc ưu tiên khác nhau. Dưới đây là những nguyên tắc ưu tiên được sử dụng khá phổ biến:

- Công việc phải thực hiện trước cần được ưu tiên trước

- Ưu tiên cho công việc có nhiều công việc găng theo sau

- Ưu tiên công việc có số công việc theo sau nhiều nhất (không chỉ công việc găng)

- Ưu tiên cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn nhất. Mục đích là tối đa số công việc được thực hiện trong cùng thời kỳ.

- Ưu tiên cho công việc có thời gian dự trữ tối thiểu

- Ưu tiển cho những công việc đòi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất. Thực hiện nguyên tắc này với giả định công việc có tầm quan trọng hơn thường đòi  hỏi mức nguồn lực dành cho nó nhiều hơn.

Để hiểu rõ hơn những nguyên tắc trên, phần này đi sâu trình bày những ứng dụng của các nguyên tắc ưu tiên vào 3 trường hợp: phân phối một nguồn lực hạn chế cho nhiều công việc và phân phối đồng thời hai nguồn lực hạn chế cho một dự án.

- Ưu tiên phân phối một nguồn lực hạn chế

Để phân phối một nguồn lực hạn chế cho tập hợp nhiều công việc của một dự án có thể áp dụng những nguyên tắc ưu tiên nêu trên, kết hợp với sử dụng sơ đồ GANTT. Một số bước cụ thể đó thực thi việc phân phối như sau:

Bước 1: Bắt đầu từ ngày đầu tiên thực hiện dự án, phân phối nguồn lực khan hiếm cho tối đa công việc phải thực hiện, trong khi chú ý đến những điều kiện ràng buộc và mối quan hệ giữa các dự án. Sau đó tiếp tục phân phối cho các ngày thứ 2, thứ 3,.. cho đến khi một công việc đã được phân phối nguồn lực.

Bước 2: Khi nhiều công việc cùng cạnh tranh nhau một loại nguồn lực thì có thể ưu tiên cho những công việc có thời gian dự trữ ít nhất trước.

Bước 3: Nếu có thể thì điều chỉnh kế hoạch thực hiện các công việc không găng để tập trung nguồn lực cho các công việc găng.

Mục đích của những ưu tiên trên thì giảm thiểu thời gian có thể kéo dài thêm do khan hiếm nguồn lực mà vẫn đảm bảo thời gian thực hiện dự án.

Phương pháp phân phối đồng thời 2 nguồn lực (lao động và máy móc) cho một dự án

Để phân phối đồng thời hai nguồn lực, gồm lao động và máy móc, người ta thường giả định: quy mô đầu vào của nguồn lực này (máy móc phụ thuôc vào quy mô sử dụng nguồn lực kia (số lao độnng) trong một thời kỳ nhất định. Số lao động cần cho các công việc dự án ở đây là một đại lượng chưa biết. Nhưng vì các nhà QLDA thường theo đuổi chiến lược ổn định quy mô lao động nên có thể xác định số lượng cần thiết bằng chỉ tiêu bình quân kỳ.

5. Kế hoạch chi phí cực tiểu

Như đã chỉ ra trong phần 1 và 4, một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ càng có ý nghĩa nếu chi phí thực hiện dự án bằng hoặc tiết kiệm đáng kể so với chi phí dự toán, trong khi các điều kiện khác không đổi. Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nhân công sản xuất, chi  phí nguyên vật liệu và những khoản chi phí khác trực tiếp liên quan đến công việc dự án. Chi phí gián tiếp gồm chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng…Nhiều khoản chi phí cố định và biến đổi có thể giảm được nếu thời gian thực hiện dự án rút ngắn. Đồng thời, nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn, chi phí gián tiếp càng ít. Khoản tiền phạt có thể phát sinh nếu dự án kéo dài quá ngày kết thúc xác định theo tiến độ hợp đồng. Ngược lại, trong một số trường hợp, nhà thầu sẽ được thưởng do hoàn thành trước thời hạn. Tóm lại, để thực hiện mục tiêu của quản lý dự án, người ta có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện một số công việc nhằm rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án,

Giữa các khoản chi phí trực tiếp, gián tiếp và thời gian thực hiện công việc có liên quan mật thiết với nhau. Thực tiễn quản lý cho thấy, luôn có hiện tượng đánh đổi giữa thời gian và chi phí. Nếu tăng thêm giờ làm việc, tăng số lao động và máy móc thiết bị thì tiến độ thực hiện các công việc dự án có thể được đẩy nhanh hay rút ngắn. Tuy nhiên, tăng thêm nguồn lực làm tăng chi phí trực tiếp. Ngược lại, đẩy nhanh tiến độ dự án làm giảm khoản chi phí gián tiếp (ví dụ: chi phí quản lý) và đôi khi cả những khoản tiền phạt nếu không thực hiện đúng tiến độ hợp đồng. Tiết kiệm khoản chi phí gián tiếp, tránh được khoản tiền phạt và trong một số trường hợp lại có thể được thưởng do hoàn thành dự án vượt thời gian là những khoản thu rất có ý nghĩa. Nếu khoản thu này vượt xa khoản chi phí trực tiếp tăng thêm thì việc đẩy nhanh tiến độ dự án là việc làm có hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc được đẩy nhanh đều đem lại kết quả mong muốn.

Phương pháp thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu:

Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng 2 phương án: phương án bình thường và phương án đẩy nhanh. Phương án bình thường là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường (được xem là thấp nhất) và thời gian thực hiện dự án tương đối dài (được xem là dài nhất). Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện dự án ngắn (được xem là ngắn nhất) và do cần chi phí nhiều hơn (chi phí trong trường hợp này được xem là lớn nhất)

Trên cơ sở hai phương án này các nhà quản lý dự án xây dựng các phương án điều chỉnh. Phương án điều chỉnh là phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương pháp bình thường. Một trong những phương án điều chỉnh được nhiều nhà quản lý quan tâm là phương án hay kế hoạch chi phí cực tiểu.

Kế hoạch chi phí cực tiểu là phương án đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm tổng chi phí và rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án.

Trước khi nghiên cứu kế hoạch, chi phí cực tiểu, cần thống nhất một số khái niệm sau đây:

- Thời gian bình thường: thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thường, không có những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, các nhân tố bên ngoài…

- Chi phí bình thường: chi phí bình thường của một công việc là chi phí cho một công việc nào đó được thực hiện trong điều kiện bình thường (gắn với thời gian bình thường nêu trên)

- Thời gian đẩy nhanh: thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiện đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý (không thể rút ngắn hơn nữa) trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại.

- Chi phí đẩy  nhanh: chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc nào đó có thể rút ngắn thêm trong điều kiện hiện tại.

- Giả định về chi phí: trong phân tích chi phí, chúng ta giả định chi phí trực tiếp thực hiện một công việc nào đó tăng lên khi thời gian thực hiện công việc được rút ngắn. Ví dụ, thời gian bình thường thực hiện công việc D là 10 tuần với tổng chi phí là 50 triệu đồng, thời gian của phương án đẩy nhanh công việc này là 6 tuần và tổng chi phí đẩy nhanh là 90 triệu đồng. Nếu rút ngắn tiến độ 4 tuần, chi phí sẽ tăng thêm 40 triệu đồng. Bình quân chi phí để đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc D là 10 triệu đồng một tuần.  Do đó, có thể giả định, mối quan hệ giữa thời gian và chi phí là quan hệ tuyến tính (biểu hiện là một đường thẳng). Thực tế, mối quan hệ giữa chúng thể hiện là đường phi tuyến tính. Nếu đẩy nhanh 2 tuần thì chi phí trực tiếp ước tính tăng thêm 20 triệu đồng và tổng chi phí trực tiếp là 70 triệu đồng (tính theo đường thẳng), trong khi chi phí thực tế chỉ là 55 triệu đồng (xét theo đường công thực tế)

Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu

Để thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu, cần tuân thủ các bước sau đây:

- Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án (chương trình) bình thường

- Bước 2: Tính tổng chi phí của phương án bình thường

- Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy  nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này.

- Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập một phương án điều chỉnh cả chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án bình thường.

- Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu).

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
   (quantri.vn biên tập và số hóa)

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn