Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Kế hoạch thời gian và tiến độ dự án:

1. Mạng công việc

Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện. Mạng công việc có những tác dụng: phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án; xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án. Trên cơ sở đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án; là cơ sở để tính toàn thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc, lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án.

Có 2 phương pháp chính để xây dựng mạng công việc. Phương  pháp AOA và AON.

Phương pháp AOA (Activity On Arrow)

Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm sau:

- Công việc (hành động – activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để hoàn thành.

- Sự kiện là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

- Đường là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên, tính tự sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA dựa trên nguyên tắc: (1) Sử dụng một mũi tên có hướng để trình bày công việc. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên nối 2 sự kiện. (2) Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ trình tự thực hiện và mối quan  hệ giữa các công việc (công việc nào phải thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau, những công việc nào có thể thực hiện đồng thời). Như vậy, theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc. Xây dựng mạng công việc theo AOA có ưu điểm là xác định rõ ràng các sự kiện và công việc, được kỹ thuật PERT sử dụng. Tuy nhiên, phương pháp này thường khó vẽ, dẫn đến một số trường hợp mất khá nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng công việc của dự án.

2. Kỹ thuật Tổng quan và đánh giá dự án (PERT- Program Evaluation and Review Technique) và Phương  pháp Đường găng (Critical Path Method – CPM)

Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) lần đầu tiên được sử dụng trong hải quân Mỹ và năm 1958 để lập kế hoạch và quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa. Tham gia chương trình có khoảng 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu,  hàng ngàn nhà bác học và công nhân kỹ thuật bậc cao. Dự kiến thực hiện chương trình trong 7 năm. Nhờ áp dụng kỹ thuật quản lý dự án nên thời gian thực hiện dự án đã giảm xuống chỉ còn 4 năm.

Phương pháp đường găng (CPM) được công ty Dupont và Remington Rand phát triển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hóa chất. Tuy có những nét khác nhau, ví dụ, PERT xem thời gian thực hiện các công việc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định được nhờ lý thuyết xác suất còn CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. Với mục đích chính là giới thiệu bản chất của kỹ thuật quản lý tiến độ dự án nên phần dưới đây trình bày những nội dung cơ bản, những ưu điểm nổi trội củ hai phương pháp mà không đi sâu sự khác nhau giữa phương pháp này và phương pháp kia trong quá trình sử dụng.

Về phương pháp thực hiện, có 6 bước cơ bản được áp dụng cho cả PERT và CPM:

  1. Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của các dự án
  2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc
  3. Vẽ sơ đồ mạng công việc
  4. Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc của dự án
  5. Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện
  6. Xác định đường găng

Dưới đây trình bày một số nội dung cơ bản của phương pháp PERT.

ERT trình bày một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc, theo phương pháp AOA. Mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng nối hai đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng. Các sự kiện được biểu diễn bằng vòng tròn (nút) và được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Một sơ đồ PERT hoàn chỉnh chỉ có 1 điểm đầu (sự kiện đầu) và một điểm cuối (sự kiện cuối). Một số quy ước khi vẽ mạng công việc như sau:

- Hai công việc nối tiếp  nhau: Công việc b chỉ có thể bắt đầu khi công việc a đã hoàn thành.

 

- Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng lại hoàn thành cùng một thời điểm (sự kiện 3)

 

- Hai công việc thực hiện đồng thời: hai công việc a và b đều bắt đầu được thực hiện cùng 1 thời điểm (từ sự kiện 2)

 

- Công việc (biến) giả: công việc giả là một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí thực hiện nó nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT. Ví dự, biến X trong mô hình 10.6 cho biết công việc chỉ bắ đầu được thực hiện khi cả hai công việc a và b đã hoàn thành.

 

Khi thiết lập sơ đồ mạng, gặp tình huống sử dụng biến giả, nếu không được chú ý đúng mức sẽ dẫn đến tình trạng vẽ sai và hậu quả là những nội dung quản lý dựa trên cơ sở sơ đồ mạng như quản lý nhân lực, chi phí… cũng sẽtrạng vẽ sai và hậu quả là những nội dung quản lý dựa trên cơ sở sơ đồ mạng như quản lý nhân lực, chi phí… cũng sẽ bị sai lệch.

Ví dụ, xây dựng sơ đồ PERT cho dự án MM, với số liệu như bản g10.7

Bảng 10.7: Chương trình bình thường dự án MM

Công việc

Công việc trước

Chương trình bình thường

Chương trình đẩy nhanh

Số lao động cần người

Thời gian

(tuần)

Chi phí (triệu đồng)

Thời gian (tuần)

Chi phí (triệu đồng)

 

A

-

5

10

2

25

1

B

-

7

15

4

36

1

C

A

2

20

2

20

1

D

B

9

8

7

26

1

E

B

11

30

10

42

1

F

C,D

5

35

3

63

1

G

E

2

50

1

110

1

H

E

6

40

3

49

1

I

F,G

7

45

6

60

1

 

TỔNG

5

340

 

431

 

 

Sơ đồ PERT cho chương trình bình thường của dự án MM được trưng bày trong hình 10.7

 

Sơ đồ PERT là cơ sở để xác định đường găng. Đường găng là đường dài nhất nối các công việc và sự kiện, tính tự sự kiện đầu đến sự kiện cuối. Trong ví dụ, đường găng của dự án MM là đường nối đỉnh 1-3-4-6-7- dài 28 tuần. Để quản lý tốt dự án, các công việc trên đường găng cần được quản lý chặt chẽ vì nếu bất cứ một công việc nào bị chậm trễ thì đều ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

3. Thời gian dự trự của các công việc

Thời gian dự trự toàn phần của một công việc nào đó là khoảng thời gian công việc này có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày kết thúc dự án.

Thời gian dự trữ tự do là thời gian mà một công việc nào đó có thể kéo dài tham nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc tiếp sau:

Kí hiệu:

ES(a): Thời gian bắt đầu sớm của công việc a

EF(a): Thời gian kết thúc sớm của công việc a

t(a): độ dài thời gian thực hiện công việc a

LS(cc): Thời gian bắt đầu công việc muộn a

LF(cc): Thời gian kết thúc muộn của công việc a

Vậy: EF(a) = ES(a) + t(a)

ES(a) = Max(EFj) (j là công việc trước a)

ES(1) = 0

LF(a) = Min (LSj) (j là các công việc sau a)

LS(a) = LF(a) – t(a)

LFcc = Thời gian thực hiện dự án

Thời gian dữ trự toàn phần = LS(a) – ES (a)

4. Phương pháp biểu đồ GANTT

Biểu đồ  GANTT được giới thiệu năm 1917 bởi GANTT. Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày các tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này còn tùy thuộc vào độ dài của công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ

Cấu trúc biểu đồ

- Cột dọc trình bày công việc. Thời gian thực hiện từng công việc được trình bày trên trục hoành

- Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.

Ví dụ: Biểu đồ GANTT cho chương trình bình thường của dự án I thể hiện trong  hình 10.8

 

Tác dụng của biểu đồ GANTT

- Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch của từng công việc cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án.

- Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực.

- Sơ đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất. Khi bố trí nguồn lực cho dự án, có thể bố trí theo hai sơ đồ GANTT: sơ đồ thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) và sơ đồ thời gian triển khai muộn nhất (lãi suất). Và trên cơ sở hai sơ đồ GANTT bố trí nguồn lực này có thể lựa chọn một sơ đồ hợp lý nhất.

Hạn chế của GANTT

- Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT không chỉ ra đủ và đún sự tương tác và mối quan hệ giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.

- Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
   (quantri.vn biên tập và số hóa)

Đăng nhập

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn