Khởi NghiệpChiến LượcNhân SựMarketing và Bán HàngCông NghệTài ChínhKỹ Năng

Kết quả

Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình giao tiếp:

Các nhà quản lý có thể làm gì để giảm thiếu các yếu tố cản trở quá trình giao tiếp? Để quá trình giao tiếp trở nên hiệu quả hơn chúng ta có thể lưu ý một số vấn đề sau:

a. Sử dụng thông tin phản hồi:

Nhiều vấn đề về giao tiếp có thể trực tiếp dẫn đến sự hiểu lầm hoặc thiếu chính xác. Các vấn đề này sẽ ít có khả năng xảy ra nếu các nhà quản lý đảm bảo rằng trong quá trình giao tiếp, việc thu nhận thông tin phản hồi đã được thực hiện. Sự phản hồi này có thể thực hiện bằng ngôn từ hoặc phi ngôn từ.

Nếu nhà quản lý hỏi người nhận thông tin rằng: “Anh có hiểu những điều tôi nói không?”. Câu trả lời sẽ là sự phản hồi. Nhưng câu trả lời “có” hoặc “không” có thể được làm rõ hơn. Nhà quản lý có thể đặt câu hỏi để xem thông điệp được nhận có đúng với ý đồ của người gởi hay không. Tốt hơn hết nhà quản lý yêu cầu người nhận trình bày lại thông điệp bằng lời lẽ riêng của mình. Điều đó giúp họ thấy được mức độ tương đồng giữa thông tin chuyển đi và thông tin nhận được.

Tuy nhiên, sự phản hồi thông tin không nhất thiết phải được thể hiện bằng từ ngữ. Hành động có thể có ý nghĩa hơn lời nói. Ví dụ, khi phát biểu trước một nhóm người, thông qua cử động của mắt và các dấu hiệu phi lời nói khác của cử tọa, chúng ta có thể biết được liệu các thành viên trong nhóm có nhận được thông điệp được truyền đi không.

b. Đơn giản hóa ngôn ngữ

Ngôn ngữ là một hàng rào cản trở quá trình giao tiếp nên nhà quản lý cần cấu trúc các thông điệp theo cách thức nào đó để chúng trở nên rõ ràng và dễ hiểu. Từ ngữ nên được lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Nhà quản lý cần đơn giản hóa ngôn ngữ của mình và sử dụng các biện pháp để ngôn ngữ của người gởi tương tích với người nhận. Cần nhớ rằng quá trình giao tiếp hiệu quả chỉ có thể đạt được khi người nhận hiểu được thông điệp. Trong trường hợp muốn sử dụng biệt ngữ, tiếng lóng để giao tiếp thì chỉ nên sử dụng với những người trong cùng nhóm, nói cùng một thứ ngôn ngữ. Biệt ngữ, tiếng lóng không thể sử dụng với tất cả mọi người vì nó sẽ gây ra những khó khăn trong quá trình giao tiếp

c. Chú ý lắng nghe

Khi ai đó nói chuyện, chúng ta nghe. Lắng nghe là động thái tích cực tìm ý nghĩa lời nói, nhưng nghe thuần túy là một phản xạ lại mang tính bị động (Xem hình 7.3)

Nhiều ngườ thường không chú ý lắng nghe trong một số hoàn cảnh nhất định. Trên thực tế, nghe là một việc khó vì nghe thường buồn tẻ và ít tạo cảm giác thỏa mãn như nói. Hành động nghe tích cực đòi hỏi một sự nỗ lực. Khác với việc nghe thấy, nghe tích cực yêu cầu sự tập trung cao độ.

Hành động nghe sẽ trở nên hiệu quả khi người nhận thông tin đồng cảm với người gởi. Người gởi và người nghe thường khác nhau về quan điểm, lợi ích, nhu cầu và mong muốn nên sự đồng cảm sẽ làm cho người nhận hiểu nội dung thực sự của thông điệp dễ dàng hơn. Một người nghe đồng cảm dè dặt trong phán đoán nội dung thông điệp và cẩn thận nghe những gì đang được trình bày để  hiểu rõ ý nghĩa thực của thông điệp đó, tránh được tình trạng hấp tấp, vội vàng trong giải thích nội dung thông điệp.

Những gợi ý cụ thể sau đây có thể giúp nhà quản lý trở thành những người nghe hiệu quả:

Hình 7.3: Một số gợi ý để nghe có hiệu quả.

  1. Sử dụng ánh mắt: Độc giả nghe bằng tai, nhưng người nói có thể phán đoán liệu đối tượng có nghe không bằng cách nhìn vào mắt họ. Nhìn vào  mắt người nói là cách giúp người nghe tập trung chú ý, giảm bớt khả năng sao nhãng và khuyến khích người nói.
  2. Gật đầu khẳng định và biểu lộ nét mặt phù hợp: Người nghe thể hiện thiện chí của mình đối với vấn đề được trình bày qua các tín hiệu phi ngôn từ. Những cái gật đầu khẳng định và nét mặt thể hiện sự quan tâm của họ đối với nội dung thông điệp.
  3. Tránh các hoạt động và cử chỉ sao nhãng: Một cách khác để thể hiện thiện chí là tránh các hành động nói lên rằng đầu óc nhà quản lý đang ở một nơi nào khác. Các hành động như xem đồng hồ, sắp xếp giấy tờ, cầm bút sẽ làm cho người nói cảm thấy đối tượng không có hứng thú nghe.
  4. Đặt câu hỏi: Người nghe phải phân tích những gì mình nghe được và đặt câu hỏi. Câu hỏi sẽ làm rõ thêm những gì chưa rõ ràng và chứng minh với người nói là mình đang nghe.
  5. Ngắt đoạn làm rõ ý: Ngắt đoạn là một phương pháp kiểm tra độ chính xác của những thông tin nghe được. Người nghe thường sử dụng cụm từ như: “Tôi nghe thấy anh nói là…” hay “anh muốn nói là…”.
  6. Tránh không cắt lời người nói: Để cho người nói nói xong ý tưởng của mình trước khi hỏi. Không nên cố gắng đoán trước ý tưởng của người nói.
  7. Không nên nói tranh phần: Hầu hết chúng ta đếu muốn nói ý kiến riêng của mình mà không muốn nghe người khác nói. Nhưng không thể đồng thời vừa nói vừa nghe một lúc. Người nghe hiệu quả là người không nói tranh phần người khác. 

d. Tránh cảm xúc gượng ép

Không gì có thể khẳng định rằng một nhà quản lý luôn giao tiếp trong trạng thái hoàn toàn có lý trí. Cảm xúc có thể bóp méo việc diễn dịch các thông điệp. Nếu người quản lý chúng ta đang thất vọng, họ có thể  hiểu sai về nội dung các thông điệp đang được chuyển đến. Trong hoàn cảnh đó, người quản lý có thể làm gì? Biện pháp tốt nhất là hoãn lại quá trình giao tiếp cho tới khi lấy lại được trạng thái cân bằng.

e. Theo dõi và phân tích các dấu hiệu phi ngôn từ

Hành động nhiều khi có ý nghĩa hơn lời nói. Khi giao tiếp chúng ta nên theo dõi và phân tích xem các hành đdộng của đối tượng và của chính bản thân mình có liên kết và thúc đẩy lời nói không. Cần nhớ rằng các thông điệp phi ngôn từ mang theo một khối lượng lớn nội dung thông điệp. Vì vậy, người giao tiếp  hiệu quả cần theo dõi các dấu hiệu phi ngôn từ của mình để xem các cử chỉ đó có phù hợp với thông điệp mình mong muốn chuyển đi hay không

f. Sử dụng tin đồn

Tin đồn luôn tồn tại và không thể loại bỏ. Vì vậy các nhà quản lý nên sử dụng tin đồn và làm cho nó có tác dụng. Các nhà quản lý có thể sử dụng tin đồn để kiểm tra phản ứng về các quyết định khác nhau trước khi đi đến kết luận cuối cùng. Tin đồn được coi là một nguồn tin phản hồi có giá trị khi bản thân các nhà quản lý là người đưa ra thông tin. Tuy nhiên, tin đồn có hại làm giảm tính hiệu quả của quá trình giao tiếp chính thức. Để làm giảm bớt tác hại của nó, các nhà quản lý nên sử dụng các kênh chính thức và đảm bảo rằng các kênh này thường xuyên chuyển tải các thông tin mà các nhân viên tìm kiếm một cách kịp thời và chính xác.

Giáo trình Hành vi tổ chức 
Chủ biên: PGS.TS. Bùi Anh Tuấn
  PGS.TS. Phạm Thúy Hương

  (quantri.vn biên tập và số hóa)

Hỏi Chuyên gia Quantri.vn

Trong trường hợp đã là thành viên: Đặt câu hỏi miễn phí với chuyên gia Quantri.vn. Câu hỏi của thành viên sẽ được trả lời trong vòng 7 ngày. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ (08).22.49.49.49 Đặt câu hỏi
Tìm kiếm câu trả lời trước khi đặt câu hỏi

Danh sách chuyên gia

Danh mục tư vấn